Répondre aux demandes de congés, planifier la prise des congés

Fixer les dates de congés payés

Respecter les accords collectifs et les usages

S’il n’est pas déterminé par accord d’entreprise ou d’établissement (à défaut, de branche), l’ordre des départs en congé est fixé par l’employeur, après avis, le cas échéant, du CSE. Ainsi, même si, souvent, le salarié a fait une demande préalable, c’est toujours l’employeur qui, au final, décide des dates et de la durée des congés.

Prendre en considération certains éléments personnels

Pour déterminer l’ordre des départs en congé, l’employeur doit tenir compte :

• de l’ancienneté du salarié dans l’entreprise ;
• de l’activité éventuelle du salarié chez d’autres employeurs ;
• de la situation de famille des bénéficiaires : présence d’enfants scolarisés à charge ou possibilités de congé du conjoint ou du partenaire pacsé du salarié… Les conjoints ou les partenaires de Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané. Cette règle est d’ordre public (C. trav., art. L. 3141-14 ) ;

• de la présence au sein du foyer du salarié d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.

L’employeur doit aussi tenir compte des reports de congés payés possibles. En effet, certains salariés absents au moment de la période de prise conservent leurs droits à congés à leur retour.

Communiquer aux salariés leurs dates de congés payés

Respecter un délai de prévenance d’un mois

L’ordre des départs doit être communiqué par tout moyen au salarié au moins un mois avant son départ.

L’employeur ne peut se dispenser de respecter le délai de prévenance en invoquant des circonstances exceptionnelles : en effet, cette cause exonératoire ne s’applique qu’en cas de modification des dates de congé et non en cas de fixation initiale des dates de congé ( Cass. crim., 21 nov. 1995, n^o 94-81.791 ).

Conséquences du non-respect de ses obligations par l’employeur

L’inexécution par l’employeur de ses obligations en matière de fixation du planning des congés peut constituer une circonstance atténuante, voire exonératoire, de la faute du salarié parti en congé sans autorisation ( Cass. soc., 11 juill. 2007, n^o 06-41.706 ).

Modifier les dates de congé fixées

Respecter le délai conventionnel, à défaut le délai légal d’un mois

Il y a modification lorsque les congés sont avancés ou décalés, mais aussi lorsque des jours de congé sont ajoutés ou retranchés aux jours initialement convenus.

Un accord d’entreprise ou d’établissement (à défaut, de branche), peut fixer le délai que doit respecter l’employeur s’il entend les modifier.

En l’absence d’accord et sauf circonstances exceptionnelles, l’ordre et les dates de départ fixés par l’employeur ne peuvent être modifiés moins d’un mois avant la date de départ prévue. Cette règle s’applique aussi à la 5^e semaine et, sauf disposition conventionnelle contraire, aux congés conventionnels ( Cass. soc., 2 mars 2022, n° 20-22.261 ). Ce délai s’apprécie au jour de réception par le salarié de la lettre l’informant de la modification, et non à compter de la date d’expédition de la notification ( Cass. soc., 4 mars 2003, n^o 00-45.410 ). Si, en l’absence de circonstances exceptionnelles, une modification est imposée au salarié à l’intérieur de ce délai d’un mois, celui-ci peut partir en congés à la date prévue sans commettre de faute. Son éventuel licenciement serait considéré comme sans cause réelle et sérieuse ( Cass. soc., 3 juin 1998, n^o 96-41.700 ). La notion de « circonstances exceptionnelles  » n’est pas définie par la loi et laissée à l’appréciation des juges ( Cass. soc., 24 mars 2010, n^o 08-42.017 ). Le décès d’un salarié peut constituer une circonstance exceptionnelle justifiant le report des congés du salarié devant le remplacer ( Cass. soc., 15 mai 2008, n^o 06-44.354 ).

Et si l’employeur modifie les dates de congé hors circonstances exceptionnelles ?

En l’absence de circonstances exceptionnelles, l’employeur peut commettre un abus de droit en modifiant les dates de congé trop tardivement. Il ne peut alors pas reprocher au salarié d’être parti quand même aux dates initialement prévues : le salarié ne commet pas de faute grave ( Cass. soc., 28 mai 2008, n^o 07-41.785 ).

Faire respecter les dates de congés payés par le salarié

Le salarié doit respecter les dates des congés payés et reprendre son travail à la date prévue sans quoi il s’expose à une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement. Ainsi, s’il part en congés sans autorisation de son employeur, il commet une faute grave ( Cass. soc., 16 juin 2010, n^o 09-40.599 ), l’absence d’autorisation devant être prouvée par l’employeur ( Cass. soc., 12 janv. 2010, n^o 08-44.540 ). De même, peut être licencié pour faute le salarié qui persiste à prendre des congés auxquels il n’avait pas droit, validés par erreur par son supérieur hiérarchique (sachant qu’il avait été immédiatement informé de l’anomalie) et qui refuse de reprendre son poste à l’issue des congés auxquels il avait droit malgré les multiples demandes de son responsable ( Cass. soc., 9 oct. 2019, n° 18-15.029 ). En revanche, il n’y a pas de faute grave lorsque le salarié ne reprend pas son travail à la date prévue en raison de circonstances indépendantes de sa volonté, telles qu’une grève et un accident survenus alors qu’il était à l’étranger .

Dispositions exceptionnelles liées à l’épidémie de Covid-19

Possibilité d’imposer jusqu’à 8 jours ouvrables de congés, sous certaines conditions

L’employeur pouvait, s’il avait conclu un accord d’entreprise ou d’établissement ou était couvert par un accord de branche le permettant, imposer aux salariés la prise de congés payés non encore posés (reliquats ou anticipation de jours acquis pour la période suivante). Cette possibilité, initialement limitée à 6 jours ouvrables jusqu’au 30 juin 2021 a été portée à 8 jours ouvrables pouvant être imposés jusqu’au 30 septembre 2021. S’il n’avait pas à respecter le délai de prévenance habituel d’un mois (ou le délai conventionnel) l’employeur ne pouvait toutefois pas en informer les salariés moins d’un jour franc avant la date de prise souhaitée ( Ord. n° 2020-323, 25 mars 2020 mod. par L. n^o 2021-689, 31 mai 2021, art. 8 XI). Les entreprises ayant utilisé la possibilité, jusqu’au 30 juin 2021, d’imposer la prise ou de modifier les dates de congés déjà posés, devaient conclure un avenant à l’accord initial pour pouvoir mettre en œuvre cette dérogation jusqu’au 30 septembre.

Modification de congés déjà posés

Un accord d’entreprise (à défaut, de branche) pouvait aussi autoriser l’employeur à déplacer des congés déjà posés, dans la limite de 8 jours ouvrables, sans avoir à respecter le délai de d’un mois. Ce nouveau délai ne pouvait pas, toutefois, être inférieur à un jour franc. La période de congés modifiée ne pouvait pas dépasser le 30 septembre 2021 ( Ord. n° 2020-323, 25 mars 2020 mod. par L. n^o 2021-689, 31 mai 2021, art. 6 XI).

Conjoints et partenaires de Pacs : dérogation temporaire

Jusqu’au 30 septembre 2021 au plus tard, l’employeur n’était pas tenu d’accorder un congé simultané aux conjoints et partenaires de Pacs travaillant dans la même entreprise. Cela permettait de dissocier les dates si la présence d’un des deux conjoints seulement était indispensable à l’entreprise, ou si l’un des deux conjoints avait épuisé ses droits à congés ( Ord. n° 2020-323, 25 mars 2020 mod. par L. n^o 2021-689, 31 mai 2021, art. 6 XI).