Fiche thématique
6 min de lecture
17 avril 2024
Les SAS doivent, chaque année, déposer au greffe du tribunal de commerce dont elles relèvent différents documents concernant les comptes de l’exercice écoulé. Le dépôt peut être effectué physiquement au greffe ou par voie électronique. Plusieurs procédures sont susceptibles de contraindre les dirigeants négligents à procéder au dépôt.

Sommaire

Quels sont les documents à déposer au greffe ?

Liste des documents à déposer

Les documents à déposer sont les suivants :

  • comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) ;
  • rapport du ou des commissaires aux comptes (s’il en existe) sur les comptes annuels, éventuellement complété de leurs observations sur les modifications apportées par la collectivité des associés aux comptes annuels qui lui ont été soumis ;
  • proposition d’affectation du résultat soumise à la collectivité des associés et décision prise ;
  • lorsque la SAS établit des comptes consolidés, comptes consolidés, rapport sur la gestion du groupe et rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.

Remarque

Le rapport de gestion, lorsqu’il est établi, n’a pas à être déposé au greffe. Une copie de ce rapport doit simplement être délivrée, au siège social, à toute personne qui en fait la demande (C. com., art. R. 232-21-1 ).

Quid en cas de refus d’approbation des comptes ?

Dans l’hypothèse où la collectivité des associés refuse l’approbation des comptes, il convient de déposer non pas les documents ci-dessus mais une copie de la décision de la collectivité des associés ayant refusé d’approuver les comptes.

Quelles sont les modalités du dépôt au greffe ?

Mode de dépôt

Les documents requis doivent être déposés (C. com., art. R. 123-77, al. 2) :

  • soit physiquement au greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel est situé le siège de la SAS ;
  • soit électroniquement par l'intermédiaire du guichet unique électronique des formalités d'entreprises : formalites.entreprises.gouv.fr. Dans ce cas, la réception des documents, la demande de compléments et la validation du dépôt sont effectuées par l'intermédiaire du guichet (C. com., art. A. 123-61 ).

Un seul exemplaire des documents doit être déposé. Lorsque le document déposé n’est pas l’original mais une copie, il doit, avant son dépôt, être certifié conforme par le président de la SAS ou toute personne habilitée.

Délai du dépôt

Le dépôt des documents doit être effectué dans le mois qui suit l’approbation des comptes par la collectivité des associés. Toutefois, le dépôt peut être effectué dans les 2 mois qui suivent cette approbation s’il est effectué par voie électronique.

Confidentialité des comptes

La confidentialité des comptes annuels doit être demandée lors du dépôt des comptes au greffe ; Il ne peut plus l’être après le dépôt ( CA Paris, ch. 5-8, 6 juin 2023, no 23/00062 ).

Les seuils financiers définissant les catégories d’entreprises ont été relevés pour les comptes et rapports afférents aux exercices ouverts à compter du 1er janvier 2024 (D. no 2024-152, 28 févr. 2024 : JO, 29 févr.).

Micro-entreprises

Les micro-entreprises, à l’exception de celles mentionnées à l’article L. 123-16-2 du code de commerce (établissement de crédit, société de financement, entreprise d’assurance et assimilée, entreprise dont les titres financiers sont admis sur un marché réglementé, personne faisant appel à la générosité du public) et de celles dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières, peuvent demander au greffe que les comptes qu’elles déposent ne soient pas rendus publics. Dans ce cas, seules les autorités judiciaires et administratives, la Banque de France ainsi que certains organismes de prêt et de financement y auront accès (C. com., art. L. 232-25, al. 1 et 5). Est une micro-entreprise la SAS qui ne dépasse pas, au titre du dernier exercice clos et sur une base annuelle, 2 des 3 seuils suivants : 450 000€ de total de bilan, 900 000€ de chiffre d’affaires net, 10 salariés employés en moyenne sur l’exercice (C. com., art. D. 123-200, 1°).

Petites entreprises

Les petites entreprises, à l'exception de celles mentionnées à l'article L. 123-16-2 du code de commerce (voir ci-dessus) et de celles appartenant à un groupe publiant des comptes consolidés, peuvent demander au greffe que le compte de résultat (et seulement lui) ne soit pas rendu public. Sont concernées les SAS qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : 7,5 M€ de total de bilan, 15 M€ de chiffre d’affaires net, 50 salariés employés en moyenne sur l’exercice (C. com., art. D. 123-200, 2°).

Moyennes entreprises

Les moyennes entreprises, à l'exception de celles mentionnées à l'article L. 123-16-2 du code de commerce (voir ci-dessus) et de celles appartenant à un groupe publiant des comptes consolidés, peuvent demander au greffe que ne soit rendue publique qu’une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe dans des conditions fixées par l’Autorité des normes comptables (Règl. ANC no 2019-02, 7 juin 2019 ; Règl. ANC no 2020-02, 5 juin 2020). Sont concernées les SAS qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : 25 M€ de total de bilan, 50 M€ de chiffre d'affaires net, 250 salariés employés en moyenne sur l'exercice (C. com., art. D. 123-200, al. 4).

Articulation avec le rapport annuel du CAC

Lorsqu’une micro-entreprise ou une PME garde ses comptes confidentiels, le rapport des CAC n’est pas rendu public. En revanche, les comptes des PME doivent comporter une mention indiquant si les CAC ont certifié les comptes avec ou sans réserves, s’ils ont refusé de les certifier, s’ils en ont été incapables ou si leur rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle ils ont spécialement attiré l’attention sans pour autant assortir la certification de réserves.

Sanctions et recours en cas de défaut de dépôt des comptes au greffe

Sanctions

Si le président ou les dirigeants désignés dans les statuts omettent de déposer les comptes annuels et consolidés et les rapports présentés aux associés, ils encourent une amende de 1 500€, dont le montant peut être porté à 3 000€ en cas de récidive (C. pén., art. 131-13 sur renvoi de C. com., art. R. 247-3).

Recours

Tout intéressé ou le ministère public peut demander au président du tribunal de commerce d’enjoindre sous astreinte au président ou aux dirigeants de procéder au dépôt des comptes et des autres documents ou de désigner un mandataire chargé d’effectuer cette formalité. Par ailleurs, le greffier qui constate le défaut de dépôt des comptes doit en informer le président du tribunal de commerce et le préfet (C. com., art. L. 232-24 ). Sur la base des informations communiquées par le greffier, le président du tribunal de commerce peut, de sa propre initiative, adresser au président ou aux dirigeants une injonction de procéder à bref délai au dépôt des comptes, sous astreinte. En cas de non-respect de l’injonction dans le délai d’un mois à compter de la notification ou de la signification de l’ordonnance, le président peut obtenir communication des renseignements de nature à lui donner une exacte information sur la situation économique et financière de la SAS de la part des commissaires aux comptes, des membres et représentants du personnel, des administrations publiques, des organismes de sécurité et de prévoyance sociales ainsi que des services chargés de la centralisation des risques bancaires et des incidents de paiement (C. com., art. L. 611-2, II et R. 611-13 ).

Dépôt au Registre national des entreprises

Les comptes et rapports annuels doivent faire l'objet d'un dépôt au Registre national des entreprises, par l'intermédiaire du guichet unique électronique des formalités d'entreprises (C. com., art. L. 123-37, 3°).

Insertion au Bodacc

Le dépôt des comptes et rapports annuels doit faire l’objet d’une mention au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Cette formalité incombe toutefois au greffier du tribunal de commerce et non à la SAS (C. com., art. R. 232-21 ).

Société étrangère ayant un établissement en France

Toute société commerciale étrangère ayant ouvert un établissement en France doit déposer chaque année au greffe (soit en format papier soit via le guichet électronique) un exemplaire de ses documents comptables qu’elle a publiés dans l’État de son siège (C. com., art. R. 123-112 ). Ce dépôt a lieu dans le délai prévu par les lois de cet État étranger. Cette obligation ne s’impose pas à la société étrangère qui n’est pas tenue de publier ses comptes par la législation de l’État de son siège.

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