Fiche thématique
6 min de lecture
8 mars 2023
Comme dans toute société commerciale, les associés de la SAS sont tenus de statuer sur les comptes de l’exercice écoulé et de décider de l’affectation du résultat. A cet effet, les statuts doivent définir les modalités de consultation des associés, faute de dispositions légales sur ce point.

Sommaire

Qui consulter et selon quelles modalités ?

Qui faut-il consulter ?

La décision d’approbation des comptes annuels de la SAS doit être prise collectivement par les associés.

Forme de la consultation

Aucun texte n’impose les conditions et les formes dans lesquelles les associés d’une SAS doivent approuver les comptes annuels. Les statuts doivent donc organiser cette décision collective selon le mode qui convient le mieux aux associés : décision prise en assemblée, par correspondance, vidéoconférence, consultation écrite ou acte signé par tous les associés, etc.

Remarque

Les SAS ayant recours, directement ou par l’intermédiaire d’une holding, au financement participatif doivent appliquer certaines règles prévues pour la consultation des actionnaires de SA en assemblées : convocation et information des associés préalable à l’assemblée, conditions de quorum et majorité des assemblées générales de SA, etc. (C. com., art. L. 227-2-1 ).

Délai de la consultation

Le délai de consultation des associés pour l’approbation des comptes annuels n’est pas encadré par la loi. Ce délai peut être fixé dans les statuts de la SAS ou ne pas être défini.

Pour s’assurer de l’approbation des comptes, qui est une obligation, la Compagnie nationale des commissaires aux comptes recommande de respecter un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice pour consulter les associés de SAS sur les comptes annuels.

En tout état de cause, lorsque la SAS souhaite procéder au paiement d’un dividende, la consultation des associés doit intervenir au plus tard dans les 9 mois suivant la clôture de l’exercice dans la mesure où la mise en paiement des dividendes doit être effectuée dans ce délai.

Participation du CAC et des membres du CSE

Si la société est dotée d’un commissaire aux comptes (CAC), celui-ci doit être convoqué à l’assemblée appelée à approuver les comptes. De même, dans les SAS d’au moins 50 salariés, deux membres du comité social et économique (CSE) peuvent participer à l’assemblée. Si les associés sont consultés par un autre moyen que l’assemblée, les statuts doivent organiser les modalités selon lesquelles le CAC et les membres du CSE peuvent exercer leurs droits.

Consultation par réunion d’une assemblée annuelle

Comment convoquer l’assemblée annuelle et dans quel délai ?

La convocation des associés incombe à la personne désignée dans les statuts à cet effet (en principe, le président de la SAS). Si les statuts ne désignent aucune personne chargée de convoquer l’assemblée, celle-ci peut être valablement convoquée par les associés.

Les délais et modalités de convocation de l’assemblée doivent être fixés dans les statuts. En vue de préserver une relative souplesse dans ce domaine, les statuts peuvent prévoir que la convocation doit être faite par écrit et quelques jours avant la date de l’assemblée. Ils peuvent également indiquer que si tous les associés participent à l’assemblée, la convocation peut valablement être faite par oral et sans délai.

Remarque

Attention ! Si la société est dotée d’un CAC, celui-ci doit être convoqué à l’assemblée au plus tard lors de la convocation des associés (C. com., art. L. 823-17 et R. 823-9 ) et, le cas échéant, du CSE, par lettre recommandée avec AR. La Compagnie nationale des commissaires aux comptes estime toutefois que ce formalisme n’est pas compatible avec la liberté statutaire offerte par la loi pour convoquer les associés, si bien que la forme de la convocation du commissaire aux comptes est libre (Bull. CNCC juin 1997 p. 322).

Quel est le contenu de la convocation ?

La loi ne fixe pas de règles relatives au contenu de la convocation et à l’ordre du jour.

Ce sont les statuts qui précisent, en principe, les éléments à faire figurer dans la convocation.

Toutefois, afin de s’assurer que les associés puissent voter lors de l’assemblée en toute connaissance de cause, la convocation doit au moins indiquer le jour, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que l’ordre du jour de l’assemblée et le texte des projets de résolution. Parmi ces projets de résolution doivent nécessairement figurer ceux ayant trait à l’approbation des comptes du dernier exercice clos et à l’affectation du résultat.

Tenue de l’assemblée

Tout associé a le droit de participer à l’assemblée, sans que l’on puisse restreindre l’exercice de ce droit en y posant des conditions telles que la détention d’un nombre minimum d’actions.

Un associé peut se faire représenter par un autre associé ou même par un tiers. La représentation est librement organisée par les statuts, notamment quant aux formes du mandat.

L’assemblée est dirigée par la personne désignée dans les statuts à cet effet. Le plus souvent, il s’agit du président de la SAS, qui dirige les débats et veille au bon déroulement de la séance. Il doit s’assurer que l’ordre du jour est respecté.

La loi n’impose pas la tenue d’une feuille de présence, mais il est recommandé d’en établir une et de la faire émarger, en y annexant les pouvoirs donnés aux mandataires, afin de constater le nombre d’associés présents ou représentés.

Vote de la décision d’approbation des comptes

Modalités du vote, quorum et majorité

Les conditions d’adoption des résolutions relatives à l’approbation des comptes dépendent des statuts. Ceux-ci déterminent les modalités du vote selon le mode de consultation des associés choisi.

Ils fixent, par ailleurs, les conditions de majorité et de quorum nécessaires à l’adoption des résolutions relatives à l’approbation des comptes. Il est parfaitement permis de ne pas exiger de quorum, étant rappelé que ce terme désigne le nombre minimum de voix présentes ou représentées en assemblée pour que les associés puissent valablement délibérer. Les statuts ne peuvent en revanche pas prévoir que les résolutions sont adoptées par un nombre de voix inférieur à la majorité simple des votes exprimés.

Dans le silence des statuts, les résolutions afférentes à l’approbation des comptes sont adoptées à la majorité simple.

Remarque

Attention ! Le calcul de la majorité doit tenir compte des droits de vote spécifiques qui ont pu être conférés à certaines actions (droits de vote doubles et droits de vote multiples, notamment).

Conséquence du vote

Les décisions régulièrement prises relatives à l’approbation des comptes s’imposent à tous les associés, y compris donc, aux associés absents et à ceux ayant voté contre les décisions adoptées.

Procès-verbal

Quelle que soit la forme de la consultation des associés (assemblée ou consultation écrite), il est recommandé que les statuts prévoient l’établissement d’un procès-verbal afin de consigner dans un document écrit le résultat de la consultation.

Dépôt des comptes au greffe

Le président de la SAS ou les dirigeants désignés dans les statuts doivent déposer au greffe du tribunal de commerce dont relève la société les comptes annuels, la proposition d’affectation du résultat et la résolution votée ainsi que, le cas échéant, d’autres documents relatifs aux comptes de l’exercice écoulé ; le dépôt doit intervenir dans le délai d’un mois à compter de la décision d’approbation des comptes (délai porté à 2 mois en cas de dépôt effectué par voie électronique).

A compter du 1er janvier 2023, ces comptes et documents doit faire l’objet d’un dépôt au registre national des entreprises, réalisé par l’intermédiaire du guichet unique électronique des formalités d’entreprises : https://formalites.entreprises.gouv.fr (C. com., art. L. 123-37, 3° et R. 123-266 ), et non plus auprès du greffe de commerce.

Non-respect des règles de consultation : quelles sanctions ?

Si une décision d’approbation des comptes est prise en violation des règles de consultation prévues par la loi ou par les statuts (notamment les règles de quorum ou de majorité), tout associé (ou toute autre personne intéressée) peut en demander l’annulation. Par ailleurs, la responsabilité civile des dirigeants chargés d’appliquer ces règles est susceptible d’être engagée. Ces derniers encourent aussi des sanctions pénales en cas de défaut d’établissement des comptes sociaux ou d’infraction aux dispositions relatives à l’exercice des fonctions de CAC, ce qui inclut le fait de ne pas les associer aux décisions collectives.

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Questions fréquemment posées

Quel est le délai de consultation des associés d'une SAS pour l'approbation des comptes ?

Dans le silence de la loi, il est admis que le délai de consultation des associés d'une SAS en vue de l'approbation des comptes annuels peut être librement fixé par les statuts, sous réserve du respect du délai de neuf mois à compter de la clôture de l'exercice imposé par l'article L. 232-13, alinéa 3, du code de commerce pour la mise en paiement des dividendes.

Les associés d’une SAS à la tête d’un groupe doivent-ils approuver les comptes consolidés ?

Sauf clause contraire des statuts, les comptes consolidés n’ont pas à être approuvés par les associés. De même, aucune disposition légale ou réglementaire ne prescrit de communiquer les comptes consolidés aux associés des SAS. Il appartient aux statuts ou, à défaut, aux dirigeants sociaux de mettre en place les moyens d'information des associés les mieux appropriés afin d’assurer leur pleine information.

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