Comment convoquer les associés et quels documents adresser avant l'assemblée générale annuelle d'une SARL ?

Accord préalable des associés pour le recours à la transmission électronique

Vingt jours au moins avant l'assemblée, la société qui souhaite recourir à des moyens électroniques pour convoquer les associés et leur envoyer les documents nécessaires à leur information doit y avoir été autorisée par ceux-ci. À cette fin, elle doit avoir recueilli leur accord écrit, que les associés peuvent lui transmettre par voie postale ou électronique.

A défaut de réponse ou en cas de réponse négative d'un ou de plusieurs associés, la société doit continuer à leur adresser les convocations et les documents par voie postale.

L'accord des associés vaut pour les assemblées suivantes.

Convocations

Associés

Quinze jours au moins avant l'assemblée, chaque associé doit être convoqué par lettre recommandée ou par voie électronique (voir ci-dessus).

L'étape de la convocation est l'occasion de vérifier la liste et l'adresse postale et éventuellement électronique des associés ; il convient alors de tenir compte des éventuelles cessions de parts notifiées à la société avant l'assemblée.

En présence de parts sociales indivises, la convocation doit être adressée dans les mêmes formes à chacun des coïndivisaires. En présence de parts grevées d'usufruit, la convocation doit être adressée à la fois au nu-propriétaire et à l'usufruitier, tous deux ayant le droit de participer aux décisions collectives. Il en va de même pour le bailleur et le locataire si les parts sont louées.

Commissaire aux comptes

Le ou les commissaires aux comptes doivent être convoqués à l'assemblée. Cette convocation doit leur être adressée par lettre recommandée AR au plus tard lors de la convocation des associés.

Documents à communiquer aux associés ou à tenir à leur disposition

Quinze jours au moins avant l'assemblée, il faut adresser aux associés les documents suivants :

• les comptes annuels et le rapport de gestion (s'il en est établi un), qui doivent donc avoir été établis, datés et signés au préalable ;
• le texte des projets de résolutions (y compris celles proposées par les associés ainsi que, à notre avis, l'exposé des motifs accompagnant ces résolutions) ; peuvent aussi être envoyés les points ajoutés à la demande des associés ;
• le cas échéant, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe ;
• si un commissaire aux comptes a été désigné, son rapport sur les comptes annuels et, le cas échéant, celui sur les comptes consolidés.

Ces documents peuvent être adressés avec la convocation (ce qui est le plus simple) ou par envoi séparé. Dans ce dernier cas, ils peuvent être envoyés par voie postale ou, si les associés l'ont autorisé dans les conditions exposées ci-dessus, par voie électronique.

En outre, l'inventaire doit être tenu au siège social à la disposition des associés pendant le délai de quinze jours précédant l'assemblée.

Documents à communiquer au commissaire aux comptes ou à tenir à sa disposition

Si la société est dotée d'un commissaire aux comptes, les documents suivants doivent être tenus à sa disposition au siège social un mois au moins avant la convocation de l'assemblée d'approbation des comptes :

• les comptes annuels ;
• le rapport de gestion (s'il en est établi un) ;
• le cas échéant, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe.

Le délai d'un mois est impératif et le commissaire aux comptes ne peut pas y renoncer.

Une copie de ces documents doit être délivrée au commissaire aux comptes à sa demande.

Par ailleurs, l'inventaire ainsi que tous les documents adressés aux associés et établis à l'initiative de la société en dehors de toute obligation légale, réglementaire ou statutaire (par exemple, plaquette annuelle, lettre aux associés, etc.) doivent être communiqués au commissaire aux comptes avant l'établissement de son rapport sur les comptes annuels, dans un délai suffisant pour lui permettre d'effectuer ses diligences et, le cas échéant, de faire procéder aux rectifications nécessaires.