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Rémunération et protection sociale
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Comment se déroule un contrôle Urssaf ?

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Fiche thématique
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28 janvier 2022
Toute entreprise est, un jour ou l'autre, confrontée à un contrôle Urssaf. Présentation de quelques points essentiels de son déroulement.
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Sommaire

Les principales étapes du contrôle Urssaf

Le contrôle, sur pièces comme sur place, doit être réalisé en respectant les garanties prévues à l'article R 243-59 du CSS, à savoir l'envoi d'un avis de contrôle, d'une lettre d'observations une fois les opérations de contrôle effectuées, le respect d'une période contradictoire permettant au cotisant de présenter ses observations, l'obligation de réponse de l'agent de contrôle aux remarques éventuellement formulées par l'employeur et l'envoi d'une mise en demeure pour la mise en recouvrement des sommes dues.

Les différents échanges sont effectués par tout moyen donnant date certaine à leur réception (CSS art. R 243-59-9).

Précisions

Le contrôle sur pièces ne concerne que les entreprises de moins de 11 salariés. Dans ce cas, les opérations de contrôle peuvent être effectuées dans les locaux de l'Urssaf à partir des éléments dont dispose l'organisme et de ceux demandés pour le contrôle. Le contrôle sur pièces peut toutefois évoluer en contrôle sur place si l'employeur ne transmet pas les éléments demandés ou si l'examen des pièces nécessite d'autres investigations. Un document doit alors être adressé à l'employeur, pour l'informer que le contrôle peut se poursuivre dans les conditions d'un contrôle sur place, à l'exception de l'envoi d'un avis de contrôle.

Focus sur la vérification par extrapolation et échantillonnage

La vérification par extrapolation et échantillonnage permet de faciliter le contrôle dans les entreprises dont la taille rendrait fastidieuse une vérification exhaustive de la comptabilité. Sa mise en oeuvre doit respecter une procédure spécifique.

Cette procédure, définie à l'article R 243-59-2 du CSS, débute par l'obtention du consentement de l'employeur. Ce dernier peut, en effet, s'opposer à son application dans un délai de 15 jours suivant la date à laquelle l'agent de contrôle lui a communiqué à l'adresse électronique à laquelle sont consultables : le document lui indiquant les différentes phases de la mise en oeuvre de cette méthode de vérification, les formules statistiques utilisées pour son application et l'arrêté du 11 avril 2007 définissant les conditions de recours (CSS art. R 243-59-2, al. 1).

Un agent de contrôle peut-il entamer des démarches durant le délai de 15 jours au cours duquel l'employeur peut s'opposer à l'utilisation de cette méthode d'investigation ? Non, a décidé la deuxième chambre civile de la Cour de cassation. Un agent de contrôle ne peut pas engager la procédure de contrôle de vérification par échantillonnage et extrapolation pendant ce délai, par exemple en demandant à l'employeur de lui fournir les éléments et pièces nécessaires à la constitution d'une base de sondage (Cass. 2e civ. 14-3-2019 n° 18-10.409 F-PBI ).

La Cour de cassation ne s'est pas prononcée, dans l'arrêt du 14 mars 2019 précité, sur la sanction du non-respect du délai d'opposition de l'employeur.

La Haute Cour fait toutefois preuve d'une grande sévérité en cas de non-respect de la procédure fixée pour cette méthode d'évaluation. Elle a en effet déjà jugé que l'irrégularité de la procédure de vérification par échantillonnage et extrapolation entraîne la nullité du chef de redressement fondé sur cette technique (Cass. 2e civ. 9-2-2017 n° 16-10.971 F-D), y compris pour la part du redressement établie sur des bases effectivement vérifiées (Cass. 2e civ. 15-3-2018 n° 17-11.891 F-PB).

La procédure de vérification par échantillonnage et extrapolation comporte des garanties en matière de respect du contradictoire. Si elle est mise en oeuvre, l'employeur doit en effet pouvoir présenter ses observations tout au long de la procédure. L'agent de contrôle doit par ailleurs l'inviter à faire part de ses remarques sur la constitution de la base de sondage, sur l'échantillon obtenu et sur les résultats des vérifications effectuées sur chaque individu composant cet échantillon.

Les échanges peuvent être oraux, mais si l'employeur exprime un désaccord par écrit, l'agent de contrôle doit lui répondre selon cette voie de manière motivée.

À l'issue de la vérification, le contrôle s'achève par la notification d'une lettre d'observations qui doit contenir, en plus des mentions prévues pour les contrôles « classiques », des indications spécifiques :

- les populations faisant l'objet des vérifications ;

- les critères retenus pour procéder au tirage des échantillons, leur contenu, les cas atypiques qui en ont été exclus, les résultats obtenus pour chacun des échantillons ;

- la méthode d'extrapolation appliquée et les résultats obtenus par application de cette méthode aux populations ayant servi de base au tirage de chacun des échantillons ;

- la faculté de l'employeur de procéder lui-même au calcul des sommes dont il est redevable en informant l'agent de contrôle dans le délai de 30 jours.

Obstacle à contrôle : attention, ça peut coûter cher !

L'obstacle à contrôle, défini à l'article L 243-12-1 du CSS, est caractérisé par des actions ou omissions ayant pour objet de faire obstacle ou de se soustraire aux opérations de contrôle exercées par les agents, quel que soit leur cadre d'action.

Il consiste notamment à :

- refuser l'accès à des lieux professionnels ;

- refuser de communiquer une information formellement sollicitée, quel qu'en soit le support, y compris dématérialisé ;

- ne pas répondre ou apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive à toute demande de pièce justificative, d'information, d'accès à une information ;

- ne pas répondre à une convocation, dès lors que la sollicitation, demande ou convocation est nécessaire à l'exercice du contrôle.

La procédure permettant le constat de l'obstacle à contrôle peut aboutir à la fixation d'une pénalité par le directeur de l'Urssaf dont le montant est de 7 500 € par salarié maximum dans la limite de 750 000 € par employeur.

Ces plafonds sont doublés (soit 15 000 € maximum par salarié dans la limite de 1 500 000 € par employeur) en cas de nouveau manquement constaté dans un délai de 5 ans à compter de la dernière pénalité devenue définitive.

Le directeur de l'Urssaf doit, au moment de fixer le montant de la pénalité, tenir compte des circonstances, parmi lesquelles figurent le respect des obligations déclaratives et des versements de cotisations et contributions de sécurité sociale sur la période contrôlée, et la gravité du manquement constaté.

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Questions fréquemment posées

L’employeur est-il toujours informé de l’engagement d’un contrôle Urssaf ?

Le contrôle Urssaf est en principe précédé de l'envoi, au moins 15 jours avant la date de première visite de l'agent de contrôle, d'un avis adressé à l'employeur par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception. Il n’en va autrement que lorsque le contrôle vise à rechercher des infractions en matière de travail dissimulé. Dans ce cas, les agents de contrôle sont autorisés à se présenter dans l’entreprise à l’improviste.

Le contrôle Urssaf se déroule-t-il toujours dans l’entreprise ?

Le contrôle Urssaf dans l’entreprise est la forme de contrôle la plus courante et c’est la seule autorisée dans les entreprises d’au moins 11 salariés. L’Urssaf ne peut en effet procéder à des opérations de contrôle dans ses locaux que pour les employeurs de moins de 11 salariés. Ce contrôle porte alors sur les éléments dont l’Urssaf dispose et sur ceux qu’elle demande à l’employeur pour les besoins du contrôle. On parle alors de contrôle sur pièces.