Évaluer l’avantage en nature véhicule

Un mode d’évaluation fixé par l’employeur

En pratique, il y a avantage en nature (AN) si le salarié peut conserver et utiliser son véhicule professionnel pour ses déplacements privés, pendant le repos hebdomadaire ou pendant les congés payés, ou durant ces deux périodes. L’employeur peut évaluer l’AN véhicule sur la base des dépenses réellement engagées ou sur la base d’un forfait annuel. Il peut réviser son option pour l’année écoulée en utilisant les règles de régularisation propres à la DSN. Il n’est pas tenu d’utiliser le même mode d’évaluation pour tous les salariés.

Évaluation sur la base des dépenses réellement engagées

Le montant annuel de l’AN est obtenu comme suit : montant annuel de l’avantage = total des dépenses engagées ✕ (kilométrage annuel parcouru à titre privé/kilométrage annuel parcouru par le véhicule).

Pour déterminer le kilométrage privé, l’employeur peut se référer aux carnets de bord, de visite ou de rendez-vous qui constituent des éléments de preuve suffisants du kilométrage parcouru à titre professionnel. En revanche, un simple système déclaratif constitue seulement un commencement de preuve du nombre de kilomètres parcourus à titre privé. Lorsque l’employeur ne peut prouver le kilométrage parcouru à titre privé, l’Urssaf peut régulariser en appliquant les forfaits prévus par arrêté. Les dépenses engagées comprennent :

• l’amortissement de l’achat du véhicule, toutes taxes comprises (TTC), sur 5 ans à hauteur de 20 % par an (10 % si le véhicule a plus de 5 ans) ;

• le coût de l’assurance réellement supporté par l’entreprise, quels que soient les risques couverts ;
• les frais d’entretien (révision, changement de pneumatiques, vidange, etc.) TTC. Toutefois les frais de remise en état du véhicule et les franchises d’assurance consécutifs à un sinistre ne doivent pas être pris en compte.

Le coût réel du carburant utilisé pour l’usage privé et payés par l’employeur doit être ajouté au montant de l’avantage obtenu par application de la formule indiquée ci-dessus.

Évaluation forfaitaire

Lorsque l’employeur met le véhicule à la disposition du salarié, il est possible d’évaluer l’avantage en nature sur la base d’un forfait annuel correspondant :

• à 9 % du coût d’achat du véhicule de moins de 5 ans (6 % si le véhicule a plus de 5 ans) auxquels s’ajoutent, le cas échéant, les dépenses réelles de carburant utilisé à des fins personnelles mais payé par l’entreprise,
• ou à 12 % du coût d’achat du véhicule (9 % si le véhicule a plus de 5 ans) si l’employeur paie le carburant.

Si le véhicule est loué (avec ou sans option d’achat), l’évaluation forfaitaire qui résulte de l’usage privé est effectuée sur la base de 30 % du coût global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance. Mais si l’employeur paie directement le carburant, l’évaluation se fait à partir du pourcentage précédent auquel s’ajoutent les dépenses de carburant réellement engagées à des fins personnelles ou sur la base d’un forfait de 40 % du coût total annuel comprenant la location, l’entretien, l’assurance et le carburant.

Éléments communs aux deux modes d’évaluation

Prix d’achat d’un véhicule

Le prix d’achat à retenir est le coût d’achat TTC effectivement réglé par l’entreprise, avec déduction le cas échéant du montant correspondant à la reprise de l’ancien véhicule. Le BOSS précise que cette même règle s’applique lorsque l’employeur obtient une remise sur l’achat du véhicule (BOSS-AN-640).

Si le véhicule est acheté par l’entreprise à l’issue de la location avec ou sans option d’achat, la valeur à prendre en compte est la valeur d’achat du véhicule réglée par le loueur ou le crédit-bailleur. Le dépôt de garantie n’a pas à être pris en compte dans ce calcul (BOSS-AN-621). Si l’employeur a une flotte de véhicules, la valeur d’achat à retenir est la valeur moyenne des prix réglés par l’entreprise pour les véhicules mis à disposition.

Redevance du salarié

Si la redevance du salarié est inférieure à la valeur obtenue par l’évaluation forfaitaire ou réelle, l’AN est évalué par différence entre ces deux montants. Si la redevance est égale ou supérieure à cette valeur, il n’y a pas AN.

Preuve de la prise en charge du carburant par le salarié

La preuve de la prise en charge du carburant peut être apportée par tous moyens. L’employeur peut obliger le salarié à effectuer le plein avec une carte essence la veille au soir du repos hebdomadaire et à le refaire à sa charge le lendemain matin du repos (en revanche, bloquer la carte essence de l’entreprise durant le congé hebdomadaire ne suffit pas à prouver que le salarié paye son carburant). Il peut aussi comparer les factures de carburant payées par l’entreprise et le kilométrage parcouru. Si le nombre total de litres de carburant est supérieur à la consommation correspondant au kilométrage professionnel, le surplus est considéré comme une consommation privée. L’AN, calculé en multipliant le nombre de litres de carburant utilisés à titre privé par le coût du litre de carburant facturé, doit être réintégré dans l’assiette des cotisations.

Cas des véhicules électriques ou des bornes de rechargement

Mise à disposition d’un véhicule électrique

Pour les véhicules exclusivement électriques (ce qui exclurait donc les véhicules hybrides) mis à disposition des salariés entre le 1^er janvier 2020 et le 31 décembre 2024, les dépenses retenues pour évaluer l’avantage en nature ne tiennent pas compte des dépenses d’électricité engagées par l’employeur pour recharger le véhicule et sont évaluées après abattement de 50 % dans la limite de 1 800€/an (BOSS-AN-800).

Mise à disposition de bornes de recharge

L’avantage résultant de la mise à disposition des salariés, entre le 1^er janvier 2019 et le 31 décembre 2022, de bornes de recharge pour les véhicules électriques, était évalué à un montant nul.

Depuis le 1^er janvier 2023 et jusqu’au 31 décembre 2024 :

• si la borne est installée sur le lieu de travail, l’AN résultant de l’utilisation de cette borne par le salarié à des fins non professionnelles est évalué à hauteur d’un montant nul, y compris pour les frais d’électricité ;

• si l’employeur prend en charge tout ou partie des frais d’achat et d’installation d’une borne de recharge installée en dehors du lieu de travail (au domicile du salarié par exemple):

  • si la mise à disposition de la borne cesse à la fin du contrat de travail, cette prise en charge est exclue de l’assiette des cotisations et contributions sociales ;
  • si la borne n’est pas retirée à la fin du contrat, la prise en charge est exclue de l’assiette des cotisations et contributions sociales dans la limite de 50 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager pour l’achat et l’installation de la borne, dans la limite de 1 000€ (ou de 75 % et dans la limite de 1 500€ lorsque la borne a plus de 5 ans) ;
• la prise en charge par l’employeur de tout ou partie des autres frais liés à l’utilisation d’une borne installée hors du lieu de travail ou du coût de la location d’une borne (hors électricité) est exclue de l’assiette des cotisations et contributions sociales dans la limite de 50 % du montant des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager.

Cas du véhicule électrique loué par l’employeur

Lorsque l’avantage en nature est calculé sur la base d’un forfait, l’employeur qui loue un véhicule électrique, avec ou sans option d’achat, doit évaluer cet avantage sur la base de 30 % du coût global annuel. Ce coût global annuel comprend la location, l’entretien et l’assurance du véhicule, puisque les frais d’électricité ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature (BOSS-AN-810).