Les CFE permettent aux entreprises de souscrire en un même lieu l'ensemble des formalités et procédures nécessaires à l'accès et à l'exercice de leur activité, auxquelles elles sont tenues par la réglementation dans les domaines juridique, administratif, social, fiscal et statistique, afférentes à leur création, à la modification de leur situation et à la cessation de leur activité. Grâce au CFE, le déclarant peut donc communiquer aux multiples organismes concernés les renseignements légaux propres à sa situation personnelle sans avoir à multiplier les démarches auprès d'organismes distincts. Un CFE est une véritable « gare de triage » : il réceptionne les déclarations et pièces requises pour les transmettre à chacun des organismes destinataires (INSEE, URSSAF, service des impôts, etc.).
Le CFE est une fonction qui peut être exercée par plusieurs organismes, selon la qualité du déclarant. La répartition de leurs compétences s'établit comme suit :
Les CFE, qui peuvent aujourd'hui être saisis par voie électronique, ont vocation à recevoir les déclarations relatives tant à la création (à laquelle est assimilée l'ouverture d'un établissement secondaire), qu'aux modifications de situation (changement d'activité pour les personnes morales, par exemple) ou à la cessation des activités des entreprises. Ces déclarations sont identiques, que l'activité soit exercée par une personne physique, dans le cadre d'une entreprise individuelle, ou bien par une personne morale.
Le CFE joue le rôle d'une simple « boîte aux lettres » ; il n'effectue aucun contrôle de la régularité des pièces qui lui sont transmises. Il ne peut refuser les déclarations et demandes d'autorisation respectant les conditions légales ni en apprécier le bien-fondé. C'est dire qu'il se borne à une vérification formelle des documents qu'il reçoit.
Dès lors que le dossier est complet, le CFE doit le transmettre le jour même à chacun des organismes destinataires et, le cas échéant, aux autorités habilitées à délivrer les autorisations, les informations et pièces du dossier les concernant. Ce sont les organismes et autorités destinataires des déclarations et des demandes d'autorisation qui sont seuls compétents pour en contrôler la régularité ou en apprécier la validité (Civ. 2e, 9 oct. 1991, no 90-12.493).
Lorsque la déclaration comporte une demande d'immatriculation au RCS, d'inscription modificative ou de radiation, le déclarant a la faculté de déposer le dossier de déclaration directement auprès du greffe du tribunal compétent pour y procéder, soit sur support papier, soit par voie électronique. Dans ce cas de saisine directe, le greffe, qui conserve la demande d'inscription, transmet sans délai le dossier au CFE compétent.
De même, le déclarant conserve la possibilité de saisir directement chaque organisme destinataire d'éléments contenus dans le dossier de déclaration (service des impôts, etc.) ainsi que, le cas échéant, de déposer directement auprès des autorités compétentes les demandes d'autorisation. Mais c'est semble-t-il uniquement à condition d'avoir saisi au préalable le CFE compétent et que celui-ci n'a pas transmis les documents requis à leur destinataire dans le délai requis.
La loi PACTE du 22 mai 2019 s'efforce de simplifier les démarches que les entrepreneurs sont tenus d'accomplir lors de la création de leur entreprise, de la modification de leur situation, ainsi que lors de la cessation de leur activité. A cette fin, elle a décidé deux types de mesure. Tout d'abord la généralisation de la création d'entreprise – et de l'accomplissement de toutes les formalités liées à la vie d'une entreprise – par voie dématérialisée, c'est-à-dire via internet. L'accomplissement de ces formalités en ligne va, en effet, être rendu obligatoire, alors qu'actuellement elle l'est uniquement pour les micro-entrepreneurs (anciennement auto-entrepreneurs). Par ailleurs, la loi PACTE prévoit que cette dématérialisation passe par la création d'une plateforme en ligne – le registre national des entreprises, créé par l'ordonnance no 2021-1289 du 15 septembre 2021 – qui va devenir l'unique interlocuteur du chef d'entreprise et qui remplacera progressivement les sept réseaux existants de CFE. Le décret d'application du 18 mars 2021 décrit les conditions de fonctionnement de ce guichet unique pour les formalités des entreprises. Une transition progressive vers ce guichet unique d'ici à 2023 est prévue (Décr. no 2021-300 du 18 mars 2021).