Les CFE permettaient aux entreprises de souscrire en un même lieu l'ensemble des formalités et procédures nécessaires à l'accès et à l'exercice de leur activité, auxquelles elles sont tenues par la réglementation dans les domaines juridique, administratif, social, fiscal et statistique, afférentes à leur création, à la modification de leur situation et à la cessation de leur activité. Grâce au CFE, le déclarant pouvait donc communiquer aux multiples organismes concernés les renseignements légaux propres à sa situation personnelle sans avoir à multiplier les démarches auprès d'organismes distincts. Un CFE était une véritable « gare de triage » : il réceptionnait les déclarations et pièces requises pour les transmettre à chacun des organismes destinataires (INSEE, URSSAF, service des impôts, etc.).
Le CFE était une fonction qui peut être exercée par plusieurs organismes, selon la qualité du déclarant. La répartition de leurs compétences s'établissait comme suit :
Les CFE, qui pouvaient depuis plusieurs années être saisis par voie électronique, avaient vocation à recevoir les déclarations relatives tant à la création (à laquelle est assimilée l'ouverture d'un établissement secondaire), qu'aux modifications de situation (changement d'activité pour les personnes morales, par exemple) ou à la cessation des activités des entreprises. Ces déclarations étaient identiques, que l'activité fut exercée par une personne physique, dans le cadre d'une entreprise individuelle, ou bien par une personne morale.
Le CFE jouait le rôle d'une simple « boîte aux lettres » ; il n'effectuait aucun contrôle de la régularité des pièces qui lui sont transmises. Il ne pouvait refuser les déclarations et demandes d'autorisation respectant les conditions légales ni en apprécier le bien-fondé. C'est dire qu'il se bornait à une vérification formelle des documents qu'il recevait.
Dès lors que le dossier était complet, le CFE devait le transmettre le jour même à chacun des organismes destinataires et, le cas échéant, aux autorités habilitées à délivrer les autorisations, les informations et pièces du dossier les concernant. C'était les organismes et autorités destinataires des déclarations et des demandes d'autorisation qui étaient seuls compétents pour en contrôler la régularité ou en apprécier la validité (Civ. 2e, 9 oct. 1991, no 90-12.493).
Lorsque la déclaration comportait une demande d'immatriculation au RCS, d'inscription modificative ou de radiation, le déclarant avait la faculté de déposer le dossier de déclaration directement auprès du greffe du tribunal compétent pour y procéder, soit sur support papier, soit par voie électronique. Dans ce cas de saisine directe, le greffe, qui conservait la demande d'inscription, transmettait alors sans délai le dossier au CFE compétent.
De même, le déclarant conservait la possibilité de saisir directement chaque organisme destinataire d'éléments contenus dans le dossier de déclaration (service des impôts, etc.) ainsi que, le cas échéant, de déposer directement auprès des autorités compétentes les demandes d'autorisation. Mais c'était semble-t-il uniquement à condition d'avoir saisi au préalable le CFE compétent et que celui-ci n'avait pas transmis les documents requis à leur destinataire dans le délai requis.
La loi PACTE du 22 mai 2019 s'efforce de simplifier les démarches que les entrepreneurs sont tenus d'accomplir lors de la création de leur entreprise, de la modification de leur situation, ainsi que lors de la cessation de leur activité. A cette fin, elle a institué le guichet unique pour les formalités des entreprises, qui permet d'accomplir, de manière entièrement dématérialisée, ses formalités d’entreprise ainsi que le dépôt des comptes annuels (pour les entreprises qui y sont soumises). Ces formalités s’effectuent désormais exclusivement sur le site suivant. www.formalites.entreprises.gouv.fr. Le guichet unique remplace, à partir du 1er janvier 2023, les six réseaux existant de CFE. Il s’est également substitué aux sites internet sur lesquels s’effectuaient des formalités (CFE métiers, lautoentrepreneur.fr, CFE-urssaf.fr et Infogreffe).