Le bailleur doit adresser les justificatifs des charges liées au bail commercial au locataire qui en fait la demande et non seulement les tenir à disposition. L’envoi tardif de l’état récapitulatif annuel n’impose pas la restitution des provisions, si elles sont justifiées.
Le bailleur de locaux commerciaux doit adresser chaque année au locataire un état récapitulatif des charges, impôts et taxes (C. com. art. L 145-40-2). Cet état est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l'exercice annuel ; le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés à celui-ci (C. com. art. R 145-36).
Deux arrêts de la Cour de cassation apportent des précisions nouvelles sur cette obligation.
1° Dans la première affaire (pourvoi n° 24-14.982), elle juge que, pour conserver les sommes provisionnées par le locataire ou pour obtenir le paiement des charges, le bailleur doit justifier de l'existence et du montant de celles-ci. Pour satisfaire à son obligation de communication des justificatifs du montant des charges, il doit les adresser au locataire qui lui en fait la demande sans pouvoir seulement les tenir à sa disposition.
Par suite, elle a censuré la décision d’une cour d’appel qui avait condamné un locataire au paiement des charges que lui réclamait le bailleur. La cour d’appel avait retenu à tort que le bailleur avait satisfait à son obligation de communication et de reddition après avoir constaté qu’il avait produit des courriers de reddition de charges, listant poste par poste les dépenses de l'ensemble immobilier et calculant la part à la charge de la locataire, et qu’il avait mis à la disposition du locataire les différentes factures justifiant le montant de ces charges.
2° Dans la seconde (pourvoi n° 24-16.270) la Haute Juridiction pose pour principe que le bailleur qui n'a pas communiqué, dans le délai légal ou contractuel, l'état récapitulatif annuel incluant la liquidation et la régularisation des comptes de charges n'est pas tenu de restituer les provisions versées s'il justifie, le cas échéant devant le juge, de l'existence et du montant des charges exigibles.
A noter :
1° Le Code de commerce impose la communication au locataire de tout document justifiant le montant des travaux sans dire comment doit se faire cette communication. La Cour de cassation précise ici qu’il doit y avoir une réelle transmission, qui ne peut pas se limiter à une mise à disposition passive. Au contraire, en matière de bail d’habitation, il est prévu que les pièces justificatives des charges sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires (Loi 89-462 du 6-7-1989 art. 23). Le bailleur de locaux commerciaux doit donc remettre les justificatifs des charges au locataire, s’il le lui demande, soit en photocopies, soit par transmission dématérialisée.
2° La loi ne prévoit pas de sanction en cas de non-respect de l’obligation de communiquer l’état récapitulatif annuel dans le délai. Le non-respect du délai rend-il sans cause les provisions sur charges ? Ou le bailleur peut-il procéder tardivement à la régularisation annuelle des charges ?
La Haute Juridiction reprend la solution qu’elle a énoncée en matière de bail d’habitation : le défaut de régularisation annuelle des charges ne prive pas le bailleur de locaux d’habitation du droit de réclamer le paiement des charges dès lors qu’elles sont justifiées ; l'obligation de régularisation annuelle des charges prévue au bail n’étant pas assortie d’une sanction, le bailleur peut en justifier à tout moment, même jusqu’à l’audience, dans la limite du délai de prescription (Cass. 3e civ. 9-11-2017 n° 16-22.445 FS-PBRI : RJDA 2/18 n° 111).
Documents et liens associés :
Cass. 3e civ. 29-1-2026 n° 24-14.982 FS-B
