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Rémunération et protection sociale
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Régime de prévoyance : mise en place et application

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15 octobre 2022
Entendue au sens large, la prévoyance recouvre la couverture contre les risques liés au décès, à l'incapacité de travail et à l'invalidité (ces risques correspondent à la prévoyance au sens strict), ainsi que celle des frais de santé et de maternité (souvent appelée « mutuelle » par les gestionnaires de paie, du nom de l'une des catégories d'organismes habilités à gérer cette couverture). L'employeur peut être tenu de mettre en place et d'appliquer ces couvertures à ses salariés.
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Sommaire

Quels sont les risques obligatoirement couverts par l'employeur ?

La loi impose à l'employeur de faire bénéficier tous ses salariés (mais non pas leurs ayants droit) d'une couverture obligatoire de remboursement des frais de santé et de maternité et de la financer au moins pour moitié.

Cette couverture doit comporter des garanties minimales définies par la réglementation : prise en charge intégrale du ticket modérateur sur les consultations, actes et prestations remboursables par l'assurance maladie ; du forfait journalier hospitalier ; sous certaines conditions et limites, des prothèses dentaires, des soins d'orthopédie faciale et des équipements d'optique médicale, etc.

Les salariés ne peuvent pas, de leur côté, refuser l'application du régime à leur égard, même si cela leur impose d'y contribuer financièrement. Certaines catégories de salariés bénéficient cependant d'une faculté de dispense d'affiliation, à leur initiative. Tel est le cas, notamment, pour les salariés sous CDD ou contrat de mission, si la durée de leur couverture est inférieure à 3 mois et s'ils justifient bénéficier d'une couverture respectant les caractéristiques des contrats responsables. L'employeur doit pouvoir produire la demande de dispense.

Attention

La couverture obligatoire prévue par la loi est une couverture minimale. Une convention ou un accord collectif applicable à l'entreprise peut, pour ces risques, prévoir des garanties supérieures et/ou des garanties dans des cas non prévus par la loi, que l'employeur devra alors appliquer. Attention toutefois, certains frais de santé ne peuvent pas être couverts, sous peine de non-conformité aux caractéristiques des contrats responsables et, partant, de non-application du régime d'exonération de cotisations de sécurité sociale dont bénéficient, sous certaines conditions et limites, les contributions patronales finançant les contrats de santé.

L'employeur doit aussi verser, au profit de ses cadres, ingénieurs et assimilés cadre, une cotisation minimale de 1,5 % du salaire, limité au plafond de la sécurité sociale, affectée en priorité au financement d'avantages décès.

En matière d'incapacité de travail, l'employeur est légalement tenu, si l'incapacité est temporaire et totale, de maintenir le salaire sous certaines conditions, étant entendu qu'une convention collective peut prévoir des obligations plus contraignantes pour lui en la matière. Pour le reste, la loi ne fixe aucune obligation s'agissant de l'incapacité de travail.

Maintien des droits en cas de rupture du contrat de travail

La loi prévoit deux dispositifs de maintien des droits en cas de rupture du contrat de travail :

  • un dispositif de portabilité au profit des chômeurs imposant à l'employeur de maintenir au profit des salariés dont le contrat a pris fin dans des conditions ouvrant droit aux allocations de chômage, hors cas de faute lourde, le bénéfice du régime de prévoyance (au sens large). Le régime est maintenu pour la durée d'indemnisation du chômage dans la double limite, toutefois, de 12 mois et de la durée du ou des derniers contrats de travail chez le même employeur. Les salariés concernés ne cotisent pas pour ce maintien de droit, celui-ci étant financé par les salariés en activité et l'employeur ;
  • un dispositif propre aux régimes frais de santé à adhésion obligatoire, l'assureur devant, selon les modalités du contrat et sous certaines conditions tarifaires, maintenir, sans condition de période probatoire ni d'examen ou de questionnaire médicaux, la couverture au profit de certaines personnes, à leur demande.

Comment assurer la couverture ?

La mise en place d'une couverture de prévoyance nécessite d'abord un acte fondateur fixant les paramètres du régime : caractère obligatoire ou non ; bénéficiaires ; financement (montant de la contribution patronale, participation des salariés ou non) ; garanties.

Il peut s'agir :

  • d'une convention ou d'un accord collectif de travail, conclu au niveau interprofessionnel, ou de la branche, du groupe, interentreprises ou de l'entreprise ;
  • d'un projet d'accord proposé par l'employeur et ratifié par la majorité des salariés (majorité des électeurs inscrits) ;
  • d'une décision unilatérale de l'employeur, nécessairement écrite.

Attention

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE doit être informé et consulté avant la mise en place du régime, sauf mise en place par accord collectif. Avant l'adhésion, les salariés doivent quant à eux recevoir une notice d'information, établie par l'organisme assureur, dont le contenu est fixé par la loi.

La mise en place d'une couverture nécessite aussi que l'employeur choisisse un organisme assureur (il peut s'agir d'une société d'assurance, d'une institution de prévoyance ou d'une mutuelle) et passe un contrat avec lui pour lui confier la gestion du régime.

Ce contrat détaille les risques couverts (sachant que l'organisme est tenu de prendre en charge certaines pathologies ou affections), fixe la durée de l'engagement et le délai de préavis applicable à sa résiliation ou non-renouvelllement et indique le montant des cotisations ou primes, librement établi par les parties.

Le non-paiement de ces primes ou cotisations peut entraîner la suspension des garanties contractuelles, voire permettre la résiliation du contrat par l'assureur.

Indépendamment du non-paiement des primes, le contrat peut être résilié selon certaines modalités par l'employeur ou par l'assureur (sauf lorsqu'il s'agit d'une institution de prévoyance si l'adhésion s'impose en vertu d'un accord professionnel ou interprofessionnel ou de branche).

Attention

Un accord professionnel ou interprofessionnel peut pour certaines garanties recommander aux employeurs entrant dans son champ d'application un ou plusieurs organismes assureurs.

En outre, l'employeur peut résilier, sans frais ni pénalité, au-delà de la première année de souscription, son contrat d'assurance couvrant les frais de santé de ses salariés. La résiliation prend effet un mois après que l'assureur en a reçu notification.

Quel régime social et fiscal pour les contributions finançant la couverture ?

Le tableau ci-dessous récapitule le régime des contributions patronale et salariale finançant la prévoyance.

 

Cotisations de sécurité sociale

CSG et CRDS

Forfait social

Impôt sur les bénéfices

Impôt sur le revenu

Contribution patronale

Non, sous certaines conditions et limites

Oui, sauf exceptions

Oui pour la fraction affranchie de cotisations de sécurité sociale (sauf dans les entreprises de moins de 11 salariés)

Non au-delà

Charge déductible

Pas d'ajout au salaire imposable sauf pour celle finançant les contrats de santé

Contribution salariale

Non

Non

Non

Charge déductible

Déductible du salaire imposable sous certaines conditions et limites si régime obligatoire

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Questions fréquemment posées

Comment les garanties de prévoyance complémentaire mises en place dans l’entreprise sont-elles financées ?

L’acte juridique mettant en place le régime de prévoyance dans l’entreprise définit librement les modalités de financement des garanties – contributions à la charge exclusivement de l’employeur ou du salarié ou supportées conjointement – en tenant compte toutefois des obligations et paramètres suivants :

- si les garanties sont mises en place par décision unilatérale de l’employeur, le salarié employé avant son adoption ne peut pas être contraint de cotiser ;

- la couverture collective obligatoire des frais de santé doit être financée au moins pour moitié par l’employeur. Elle est gratuite pour les anciens salariés bénéficiant du dispositif de maintien temporaire des garanties durant leur prise en charge par l’assurance chômage ;

- les cotisations finançant la garantie légale de maintien de salaire par l’employeur en cas de maladie sont entièrement à sa charge ;

- le montant des cotisations patronales peut avoir une incidence sur leur régime social.

Quand les prestations de prévoyance sont-elles versées ?

Le contrat d’assurance groupe conclu par l’employeur pour couvrir ses salariés et éventuellement leurs ayants droit dans le champ de la prévoyance fixe les conditions et modalités de versement des prestations.

Ces conditions et modalités sont communiquées au salarié dans la notice d’information que l’employeur lui remet lors de son embauche ou de son affiliation au régime de prévoyance.

Le remboursement de certains frais de santé peut être conditionné à l’envoi d’un justificatif à l’organisme assureur.

En matière d’incapacité de travail, si le contrat d’assurance prend en charge les indemnités journalières complémentaires que l’employeur doit verser au salarié en cas de maladie, celles-ci doivent être versées par l’organisme assureur dans le respect des dispositions légales et conventionnelles relatives à l’obligation de maintien du salaire.