Obligation d'information des salariés sur les éléments de la relation de travail : les modèles sont publiés

Une obligation de communication renforcée depuis le 1er novembre 2023

La loi du 9 mars 2023 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne (dite « DDADUE ») a notamment renforcé les obligations d'information de l'employeur vis-à-vis de ses salariés sur les éléments essentiels de la relation de travail. Une procédure spécifique a parallèlement été créée au bénéfice des salariés en cas de défaillance de l'employeur sur ce point. Cette loi a mis le droit interne en conformité avec la Directive (UE) 2019/1152 du 29 juin 2019, qui liste les informations à fournir, ainsi que leurs délais et supports de transmission. Si un grand nombre d'informations étaient déjà couramment transmises via divers supports (contrat de travail, DPAE, bulletin de salaire, CPF ...), il a néanmoins fallu les compléter pour s'accorder avec la directive, qui en a étoffé la liste, et adapter les délais de transmission pour certaines d'entre elles.

Un décret du 30 octobre 2023 a donc fixé la liste des informations à transmettre ainsi que les délais et modalités de cette transmission. Rappelons que cette nouvelle obligation d'information s'applique pour les embauches effectuées depuis le 1er novembre 2023 (voir notre article du 2 novembre 2023).

Remarque

les salariés en poste à cette date et qui n'auraient pas reçu certaines informations peuvent les demander à tout moment à leur employeur, qui a alors 7 jours calendaires pour les leur communiquer.

Ce même décret du 30 octobre dernier renvoyait à un arrêté le soin de fixer des modèles de documents pour faciliter la mise en œuvre de cette obligation (étant entendu que les employeurs ne devaient pas en attendre la publication pour se conformer aux nouvelles obligations). Cet arrêté a été publié au Journal officiel du 16 juin. Il comporte 5 annexes :

Annexe 1 : la liste des principales informations sur la relation de travail à fournir au salarié
Annexe 2 : la liste des informations relatives à la relation de travail devant être délivrées au salarié au plus tard 7 jours après après la date d'embauche ;
Annexe 3 : la liste des informations relatives à la relation de travail devant être délivrées au salarié au plus tard 30 jours après la date d'embauche
Annexe 4 : la liste des informations relatives à la relation de travail devant être délivrées au salarié appelé à travailler à l'étranger;
Annexe 5 : la liste des informations relatives à la relation de travail devant être délivré au salarié détaché à l'étranger.

Chaque modèle rappelle les dispositions légales et réglementaires applicables. L'employeur peut le personnaliser pour l'adapter à la situation de l'intéressé et/ou le modifier pour tenir compte des changements législatifs, réglementaires et conventionnels susceptibles d'intervenir.

Informations devant être communiquées au salarié et délai pour le faire

Pour rappel, le tableau ci-après synthétise les trois premières annexes : liste générale des informations (annexe 1), informations devant être transmises dans les 7 jours à compter de la date d'embauche (annexe 2) et informations devant être transmises dans les 30 jours à compter de cette même date.

Remarque

aux termes de l'article R.1221-34 (créé par le décret n°2023-1004 du 30 octobre 2023), ces informations doivent être adressées au salarié sous format papier par tout moyen conférant date certaine. Elles peuvent également être transmises par voie électronique sous certaines conditions.

Information à délivrer	Délai de transmission
Identité des parties	7 jours
Nom et Prénom du salarié
Nom ou raison sociale de l'employeur
Numéro SIRET ou numéro de cotisant de l'employeur
Lieu de travail
Adresse du lieu de travail
Autres adresses du lieu de travail éventuelles
Adresse de l'employeur
Fonctions occupées
Intitulé du poste, des fonctions, de la catégorie socioprofessionnelle ou de la catégorie d'emploi
Embauche
Date d'embauche
*Relation à durée déterminée*
Date de la fin du contrat à durée déterminée ou du contrat de mission
Ou durée du contrat à durée déterminée ou du contrat de mission
Travail temporaire	30 jours
Nom ou raison sociale de l'entreprise utilisatrice
Numéro SIRET de l'entreprise utilisatrice ou toutes autres références équivalentes
Période d'essai	7 jours
Durée de la période d'essai : conformément aux articles L. 1221-19 et L. 1221-21, aux articles L. 1242-10 et L. 1242-11, à l'article L. 1251-14 du code du travail ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif
Délai de prévenance en cas de rupture du contrat à l'initiative du salarié : conformément à l'article L. 1221-26 du code du travail ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif
Délai de prévenance en cas de rupture du contrat à l'initiative de l'employeur : conformément à l'article L. 1221-25 du code du travail ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif
Formation professionnelle	30 jours
Actions mises en œuvre ou prévues par l'employeur au titre de son obligation en matière de formation, conformément à l'article L. 6321-1 du code du travail
Congé payé (1)
La durée du congé payé : conformément aux articles L. 3141-3 et L. 3141-6 à L. 3141-11 et L. 3141-21 à L. 3141-23 du code du travail ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif
Les modalités de calcul de la durée du congé payé, conformément aux articles L. 3141-4 et L. 3141-5 du code du travail et à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif
Rupture du contrat
En cas de licenciement pour motif personnel et de licenciement dans le cadre d'un accord de performance collective, la procédure à observer par l'employeur est fixée conformément aux articles L. 1232-2, L. 1232-3, L. 1232-4, R. 1232-1, R. 1232-2, R. 1232-3 du code du travail, aux articles L. 1232-6, L. 1235-2 et R. 1232-13 du code du travail et à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif
En cas de licenciement individuel pour motif économique et de licenciement collectif de moins de dix salariés dans une même période de trente jours pour motif économique, la procédure à observer par l'employeur est fixée conformément aux articles L. 1233-11, L. 1233-12, L. 1233-13, L. 1233-15, L. 1233-16, L. 1233-17, L. 1235-2 et R. 1233-2-2 du code du travail et le cas échéant à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif [...]
En cas de licenciement collectif de dix salariés ou plus dans une même période de trente jours pour motif économique, la procédure à observer par l'employeur est fixée conformément aux articles L. 1233-38, L. 1233-39, L. 1233-42, L. 1233-43, L. 1235-2 et R. 1233-2-2 du code du travail et le cas échéant à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif [...]
En cas de démission, la procédure à observer par le salarié est fixée conformément à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […]
En cas de mise à la retraite, la procédure à observer par l'employeur est fixée conformément aux articles L. 1237-5 et L. 1237-7 et à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […]
En cas de départ volontaire à la retraite, la procédure à observer par le salarié est fixée conformément à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […]
En cas de rupture conventionnelle individuelle, la procédure à observer par le salarié et l'employeur est fixée conformément aux articles L. 1237-11, L. 1237-12, L. 1237-13, L. 1237-14 et L. 1237-15 du code du travail.
En cas de rupture dans le cadre d'un congé de mobilité, la procédure à observer par le salarié et l'employeur est fixée conformément aux articles L. 1237-18, L. 1237-18-1, L. 1237-18-2, L. 1237-18-3, L. 1237-18-4.
En cas de rupture du contrat de travail d'un commun accord dans le cadre dans le cadre d'un accord collectif portant rupture conventionnelle collective, la procédure à observer par l'employeur et le salarié est fixée conformément aux articles L. 1237-19-1, L. 1237-19-2, L. 1237-19-3 et L. 1237-19-4 du code du travail et lorsque la rupture intervient dans le cadre d'un congé de mobilité, aux articles L. 1237-18, L. 1237-18-1, L. 1237-18-2, L. 1237-18-3, L. 1237-18-4.
En cas de rupture du contrat d'apprentissage, la procédure à suivre par l'employeur et le salarié est fixée conformément aux articles L. 6222-18, L. 6222-18-1, L. 6222-19, R. 6222-21, D. 6222-21-1 et R. 6222-23 du code du travail.
La rupture du contrat de travail d'un salarié bénéficiant du statut protecteur au titre des mandats internes mentionnés aux articles L. 2411-2 à L. 2411-14, L. 2411-17, L. 2412-2 à L. 2412-8, L. 2412-10, aux 1° à 8° et au 10° de l'article L. 2413-1 du code du travail est soumise à l'autorisation préalable de l'inspecteur du travail. Dès lors que l'employeur a connaissance qu'un salarié bénéficie du statut protecteur au titre d'au moins un de ces mandats, il lui transmet la procédure adéquate.
La rupture du contrat de travail d'un salarié bénéficiant du statut protecteur au titre des mandats externes mentionnés aux articles L. 2411-15 et L. 2411-16, L. 2411-18 à L. 2411-25, L. 2412-9, L. 2412-11 à L. 2412-16, au 9° et au 11° à 15° de l'article L. 2413-1 ainsi qu'à l'article L. 2234-3 du code du travail est soumise à l'autorisation préalable de l'inspecteur du travail. Dès lors que le salarié détenteur d'au moins un de ces mandats en informe son employeur, ce dernier lui transmet la procédure adéquate.Ces modalités relatives à la communication de la procédure adéquate s'appliquent si le salarié bénéficie du statut protecteur au titre d'un mandat non visé dans le code du travail.
Durée du préavis éventuel : conformément aux articles L. 1234-1, L. 1234-15, L. 1234-16, L. 1234-17, L. 1234-17-1 du code du travail ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […]
Documents de fin de contrat que doit remettre l'employeur au salarié lors de la rupture du contrat : certificat de travail conformément à l'article L. 1234-19 du code du travail, reçu pour solde de tout compte conformément aux articles L. 1234-20 et D. 1234-7 du code du travail et attestation d'assurance chômage conformément à l'article R. 1234-9 du code du travail.
Recours du salarié : le salarié voulant contester devant la juridiction prud'homale la rupture du contrat de travail dispose d'un délai de douze mois à compter de la notification de la rupture du contrat de travail conformément à l'article L. 1471-1 du code du travail.
Rémunération	7 jours
Eléments constitutifs de la rémunération à indiquer séparément : - salaire de base ou minimum : fixé conformément à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […] ; - avantages en nature (s'il en existe) : fixés conformément à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […] ; - prime ou accessoire du salaire (s'il en existe) : fixé conformément à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […] ; - ...
Majoration des heures supplémentaires ou complémentaires : conformément aux articles L. 3121-28, L. 3121-33 et L. 3121-36 du code du travail ainsi qu'aux articles L. 3123-8, L. 3123-21, L. 3123-22 et L. 3123-29 du code du travail ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […]
Périodicité du versement de la rémunération : conformément aux articles L. 3242-1 du code du travail (salariés mensualisés) ou L. 3242-3 du code du travail (salariés non mensualisés) ou L. 3123-38 du code du travail (salariés en contrat de travail intermittent) et à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […]
Modalités de paiement de la rémunération : conformément à l'article L. 3241-1 du code du travail.
Durée du travail
La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence : conformément aux articles L. 3121-18 à L. 3121-26 et L. 3121-41 à L. 3121-47 ainsi qu'aux articles L. 3123-6 à L. 3123-11 et L. 3123-27 du code du travail, ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […]
Heures supplémentaires ou complémentaires : conformément aux articles L. 3121-27 à L. 3121-40 ainsi qu'aux articles L. 3123-6 à L. 3123-10, L. 3123-20 et L. 3123-28 du code du travail ou à l'article […] de la convention ou de l'accord collectif […]
Modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes : conformément aux articles L. 3121-41 à L. 3121-47 du code du travail.
Conventions et accords collectifs	30 jours
Liste des conventions et accords collectifs applicables au salarié
Protection sociale
Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié :Régime général, régime agricole ou régime spécial pour tous les risques de base (maladie, maternité, paternité, accidents du travail, invalidité, autonomie, vieillesse) : […]
Chômage : […]
Régime de retraite complémentaire : […]
Contrats de protection sociale complémentaire (notamment prestations destinées à couvrir des frais de santé, prestations destinées à couvrir les risques d'incapacité, d'invalidité, d'inaptitude, de perte de revenu en cas de maternité, ou encore prestations de retraite supplémentaire) : […]
Date de remise du document
Date :
(1) on notera que l'arrêté du 3 juin ne cite pas, dans les références aux articles du code du travail applicables aux congés payés, les nouvelles dispositions concernant l'acquisition et la prise des congés au titre de la maladie (C. trav., art. L.3141-5-1 et L.3141-19-1) (voir notre article du 23 avril 2024).

Cas des salariés détachés ou envoyés à l'étranger

Situations visées et délais à respecter pour transmettre les informations

L'obligation d'information vise également les salariés envoyés à l'étranger pour une durée supérieure à 4 semaines. Deux situations sont visées :

le salarié exerçant habituellement son activité professionnelle en France et appelé à travailler à l'étranger pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives (C. trav., art. R. 1221-36). Les missions d'une durée égale ou inférieure à 4 semaines ne sont donc pas concernées ;
le salarié détaché dans le cadre d’une prestation de services européenne (envoi dans un autre État membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, dans le cadre d’une prestation de services).

Dans les deux cas, les intéressés devront se voir communiquer les informations relatives à la relation de travail listées dans le tableau ci-dessus.

Les délais de 7 et 30 jours (selon l'information considérée) doivent également être respectés pour les salariés envoyés à l'étranger selon l'une ou l'autre des ces modalités, sachant qu'ils devront en tout état de cause être informés avant leur départ à l'étranger. Si ce départ est prévu de longue date, cela ne posera pas de difficulté mais s'il est décidé tardivement, et ne permet plus de respecter le délai de 7 ou 30 jours, l'employeur pourra avoir à transmettre l'intégralité des informations avant la date de départ, donc dans des délais potentiellement très restreints.

Salarié envoyé en mission à l'étranger

Outre les informations listées dans le tableau ci-dessus, le salarié envoyé travailler à l'étranger doit recevoir les informations suivantes :

Protection sociale
Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié : régime général, régime agricole ou régime spécial pour tous les risques de base (maladie, maternité, paternité, accidents du travail, invalidité, autonomie, vieillesse) : […]
Chômage [...]
Régime de retraite complémentaire : [...]
Contrats de protection sociale complémentaire (notamment prestations destinées à couvrir des frais de santé, prestations destinées à couvrir les risques d'incapacité, d'invalidité, d'inaptitude, de perte de revenu en cas de maternité, ou encore prestations de retraite supplémentaire) : [...]
Le présent document informe également le salarié sur les règles et conditions essentielles d'exercice des fonctions à l'étranger pour une durée supérieure à quatre semaines en application de l'article R. 1221-36 du code du travail. Ces informations doivent lui être communiquées avant son départ à l'étranger, conformément à l'article R. 1221-37 du code du travail
Pays dans lesquels le travail à l'étranger est effectué et la durée prévue
Pays : [...]
Durée prévue : [...]
Devise servant au paiement de la rémunération
Devise : [...]
Eventuels avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées
Avantages en espèces : […]
Avantages en nature : […]
Le cas échéant, conditions de rapatriement du salarié
Rapatriement prévu : […]
Conditions du rapatriement : […]
Date de remise du document
Date : [ ...]

Salarié détaché à l'étranger

Protection sociale complémentaire
Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié : régime général, régime agricole ou régime spécial pour tous les risques de base (maladie, maternité, paternité, accidents du travail, invalidité, autonomie, vieillesse) : […]
Chômage ...[...]
Régime de retraite complémentaire : […]
Contrats de protection sociale complémentaire (notamment prestations destinées à couvrir des frais de santé, prestations destinées à couvrir les risques d'incapacité, d'invalidité, d'inaptitude, de perte de revenu en cas de maternité, ou encore prestations de retraite supplémentaire) : […]
Le présent document informe également le salarié des règles et conditions essentielles d'exercice de ses fonctions en tant que travailleur détaché dans un Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen pour une durée supérieure à quatre semaines en application de l'article R. 1221-36 du code du travail. Ces informations doivent lui être communiquées avant son départ à l'étranger, conformément à l'article R. 1221-37 du code du travail.
Pays dans lesquels le travail à l'étranger est effectué et durée prévue
Pays [...]
Durée prévue [...]
Devise servant au paiement de la rémunération
Devise [...]
Eventuels avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées
Avantages en espèces : [...]
Avantages en nature : [...]
Le cas échéant, conditions de rapatriement du salarié
Rapatriement prévu : […]
Conditions du rapatriement : […]
Rémunération prévue par le droit applicable de l'Etat d'accueil
Rémunération : [...]
Allocations propres au détachement et modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture
Allocations : [...]
Modalités de remboursement des dépenses de voyage, logement et de nourriture : […]
Adresse du site internet national mis en place par l'Etat d'accueil précisant les conditions de travail et d'emploi applicables aux travailleurs détachés sur son territoire
https: // europa.eu/youreurope/citizens/work/work-abroad/posted-workers/index_fr.htm
Date de remise du document
Date : [...]