Bulletin de paie : forme, contenu, portée

Remise du bulletin de paie

Au moment de chaque versement de la rémunération, l'employeur doit délivrer un bulletin de paie à ses salariés.

Plusieurs dispositifs permettent aux employeurs d'accomplir selon des procédures simplifiées les formalités liées à l'embauche et à l'emploi de salariés, y compris la remise du bulletin de paie (Tese, Cesu, Pajemploi, chèque emploi associatif, etc.).

Sauf opposition du salarié, l'employeur peut lui délivrer le bulletin de paie sous forme électronique dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données et leur confidentialité. Il doit informer chaque salarié par tout moyen conférant date certaine à cette information, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous cette forme ou au moment de l'embauche, de son droit de s'y opposer.

Lorsque le salarié s'y oppose, l'employeur doit lui délivrer un bulletin de paie sur support papier. Le bulletin de paie se présente généralement sous forme de fiche imprimée ou manuscrite. Il doit être établi avec un procédé d'écriture indélébile.

Contenu du bulletin de paie

Le bulletin de paie doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires (C. trav. art R 3243-1) :

• le nom et l'adresse de l'employeur et la désignation de l'établissement dont dépend le salarié ;
• le numéro de la nomenclature d'activité (code APE) caractérisant l'activité de l'établissement d'emploi et, pour les employeurs concernés, leur numéro d'inscription au répertoire national des entreprises et des établissements (Répertoire Sirene) ;
• s'il y a lieu, l'intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié, ou, à défaut, la référence au Code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation du contrat de travail ;
• le nom, l'emploi et la position du salarié (niveau, coefficient hiérarchique, notamment) dans la classification conventionnelle ;
• le montant de la rémunération brute du salarié, la période et le nombre d'heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s'il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes ;
• la nature et le montant des accessoires de salaire soumis à cotisations ;
• le montant et l'assiette des cotisations et contributions patronales et salariales, et pour les seules cotisations et contributions salariales, leur taux ;
• le montant des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales appliquées à la rémunération brute du salarié ;
• la nature et le montant des versements et retenues autres que les cotisations effectués sur la période, notamment au titre de la prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels ;
• l'assiette, le taux et le montant du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu et la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de ce prélèvement ;
• le montant net social, lequel correspond au revenu net après déduction de la totalité des cotisations et contributions sociales légales obligatoires ;
• le montant de la somme effectivement reçue par le salarié, c'est-à-dire la rémunération nette à payer, et la date de paiement de ladite somme ;
• les dates de congé et le montant de l'indemnité correspondante lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;
• le montant total versé par l'employeur ;
• la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr et en caractères apparents, une mention incitant le salarié à conserver le bulletin sans limitation de durée;
• en cas d'activité partielle, le nombre d'heures indemnisées, les taux appliqués et les sommes versées au salarié au titre de la période considérée.

La présentation du bulletin de paie doit être conforme à un modèle défini par arrêté (Arrêté FCPS1604433A du 25-2-2016).

Valeur probante

Preuve du paiement du salaire

La délivrance d'un bulletin de paie ne suffit pas à prouver le paiement du salaire. C'est à l'employeur de prouver, notamment par la production de pièces comptables, qu'il a payé le salaire dû. Au-delà de 1 500 €, il doit apporter cette preuve par écrit ou commencement d'écrit.

L'absence de mention d'une somme sur le bulletin de paie n'empêche pas l'employeur de prouver son paiement.

Le fait que le salarié ait accepté le bulletin de paie sans protestation ni réserve ne suffit pas à rapporter cette preuve et n'empêche pas le salarié de formuler une réclamation.

Portée des mentions inscrites sur le bulletin

Il ne faut pas sous-estimer l'importance des mentions portées sur le bulletin de paie. La jurisprudence a tendance à considérer que certaines mentions valent reconnaissance de la part de l'employeur des droits correspondants au profit des salariés. Ainsi, sauf à l'employeur à rapporter la preuve contraire :

• la mention d'une convention collective sur le bulletin de paie vaut présomption de son application à l'égard du salarié pour les relations individuelles de travail ;
• la date d'ancienneté figurant sur le bulletin vaut présomption de reconnaissance de l'ancienneté du salarié ;
• il en est de même de la mention sur le bulletin d'un droit à congés.

En revanche, la simple mention sur le bulletin du salarié d'un coefficient ou d'une classification, dès lors que la rémunération correspondante n'a pas été versée, est insuffisante à elle seule à caractériser une volonté claire et non équivoque de l'employeur de surclasser l'intéressé.

Sanctions

L'entreprise qui méconnaît ses obligations en matière de bulletin de paie est passible d'une amende de 2 250 € (450 € pour une personne physique) (C. trav. art. R 3246-2). Il y a autant de contraventions que de bulletins de paie irréguliers.

L'employeur peut aussi être condamné à verser des dommages-intérêts au salarié en cas de préjudice distinct de celui résultant du versement tardif du salaire.