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Lanceurs d'alerte : les entreprises d'au moins 50 salariés doivent actualiser leur procédure interne

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10 novembre 2022
Attendu pour le 1er septembre, le décret d'application de la loi du 21 mars 2022 relative à la protection des lanceurs d'alerte est paru le 4 octobre 2022. Il fixe le contenu de la procédure de recueil des alertes internes, obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus, et s'applique depuis le 5 octobre 2022.
Lanceurs d'alerte : les entreprises d'au moins 50 salariés doivent actualiser leur procédure interne
©Gettyimages

La loi 2022-401 du 21 mars 2022 relative à la protection des lanceurs d'alerte a notamment modifié les dispositions de la loi « Sapin 2 » (Loi 2016-1691 du 9-12-2016), élargi le champ des bénéficiaires du statut protecteur du lanceur d'alerte, et simplifié les modalités de signalement de faits illicites. La plupart de ses dispositions sont entrées en vigueur le 1er septembre 2022. Le décret du 3 octobre 2022, applicable depuis le 5 octobre 2022, modifie le contenu des procédures internes de recueil et de traitement des alertes professionnelles devant être mises en place par les entreprises d'au moins 50 salariés, et abroge en conséquence le décret 2017-564 du 19 avril 2017.

A noter :

Par ailleurs, le décret fixe les modalités de recueil et de traitement des alertes externes et établit la liste des autorités compétentes pour recevoir un tel signalement externe. Nous ne détaillons pas ici cette procédure de signalement externe, mais rappelons que depuis le 1er septembre 2022, un lanceur d'alerte a la possibilité d'effectuer directement un signalement externe, même sans avoir préalablement effectué un signalement interne à l'entreprise (Loi du 2016-1691 art. 8, II modifié).

Quelles sont les entreprises concernées ? 

Les personnes morales de droit privé et celles de droit public employant des personnels dans les conditions du droit privé sont tenues d'établir une procédure interne de recueil et de traitement des alertes professionnelles dès lors qu'elles emploient au moins 50 salariés. 

Ce seuil est apprécié à la clôture de deux exercices consécutifs et est déterminé selon les modalités prévues au I de l'article L 130-1 du CSS (Décret art. 2, I). 

A noter :

Ce seuil était auparavant apprécié en application des articles L 1111-2, L 1111-3 et L 2322-2 du Code du travail. L'effectif annuel « sécurité sociale » correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'exercice de l'année civile précédente, sans comptabiliser les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé. Il est calculé par l'Urssaf à partir des informations contenues dans les DSN de chaque entreprise. 

Comment mettre en place la procédure interne ? 

Les entreprises ou organismes concernés sont tenus d'établir leur procédure interne de recueil et de traitement des signalements conformément aux règles qui régissent l'instrument juridique qu'ils adoptent, après consultation des instances de dialogue social (Décret art. 3, I). 

A noter :

Selon la notice du décret, chaque entreprise concernée détermine l'instrument juridique le mieux à même de répondre à cette obligation. Par exemple, une entreprise pourrait l'établir par une note de service. Par ailleurs, notamment dans les groupes de sociétés, des entreprises peuvent adopter des procédures identiques à plusieurs d'entre elles, sous réserve d'une décision concordante des organes compétents de chacune d'elles. 

En tout état de cause, quel que soit l'instrument juridique choisi par l'entreprise, la consultation préalable du CSE, prévue par la loi, n'est pas une option. 

Que doit prévoir la procédure interne ? 

Un canal de réception des signalements

La procédure instaure un canal de réception des signalements permettant aux personnes autorisées à adresser un signalement interne d'adresser celui-ci par écrit ou à l'oral, selon ce que prévoit la procédure. Ce canal de réception permet de transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits relevant du domaine de l'alerte professionnelle qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l'entreprise concernée (Décret art. 4, I). S'agissant des garanties accordées aux personnes ou services désignés pour recueillir et traiter ces signalements, voir ci-dessous. 

Les personnes suivantes peuvent adresser un signalement en interne : les salariés, anciens salariés et candidats à l'embauche ; les actionnaires, les associés et les titulaires de droits de vote au sein de l'assemblée générale ; les membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance ; les collaborateurs extérieurs ou occasionnels ; les cocontractants de l'entreprise concernée, leurs sous-traitants ou les membres du personnel et de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants (Loi du 2016-1691 art. 8, I A modifié). 

Les signalements de faits relevant du domaine de l'alerte concernent des informations, que le lanceur d'alerte a obtenu dans le cadre de ses activités professionnelles et qu'il  signale sans contrepartie financière et de bonne foi, portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement (Loi du 2016-1691 art. 6, I modifié).

Des garanties d'indépendance, d'impartialité et de confidentialité

La procédure interne de recueil et de traitement des alertes professionnelles doit (Décret art. 5, I) :

  • indiquer la ou les personnes ou le ou les services désignés par l'entreprise pour recueillir et traiter les signalements. Ces personnes ou services  disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l'autorité et des moyens suffisants à l'exercice de leurs missions ;
  • prévoir les garanties permettant l'exercice impartial de leurs missions.

Elle doit également (Décret art. 6, I):

  • garantir l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l'identité de l'auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné ;
  • interdire l'accès à ces informations aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître ; 
  • prévoir la transmission sans délai aux personnes ou services compétents des signalements reçus par d'autres personnes ou services. 

Les informations recueillies dans le cadre d'un signalement interne ne peuvent être communiquées à des tiers que si cette communication est nécessaire pour traiter le signalement et dans le respect des dispositions du I de l'article 9 de la loi du 9 décembre 2016 (Décret art. 6, I al.3).

Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués qu’avec son consentement, sauf à l’autorité judiciaire lorsque les personnes chargées du recueil et du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits auprès du juge. Dans ce cas, le lanceur d’alerte est informé de cette divulgation à l’autorité judiciaire, à moins que cette information risque de compromettre la procédure judiciaire (Loi 2016-1691 art. 9, I modifié).

Un signalement oral peut être prévu 

Si la procédure prévoit la possibilité d'adresser un signalement par oral, elle précise que ce signalement peut s'effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après réception de la demande (Décret art. 4, I).

Le décret prévoit les modalités de consignation d'un signalement effectué oralement, en fonction de ce que prévoit la procédure interne : 

  • lorsqu'il est recueilli, avec le consentement de son auteur, sur une ligne téléphonique enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale enregistré, le signalement est consigné soit en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable, soit en la transcrivant de manière intégrale ;
  • lorsqu'il est recueilli sur une ligne téléphonique non enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale non enregistré, un procès-verbal précis de la conversation est établi ;
  • lorsqu'il est recueilli dans le cadre d'une visioconférence ou d'une rencontre physique, il est établi, avec le consentement de son auteur, soit un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit un procès-verbal précis.

Dans tous les cas, l'auteur du signalement a la possibilité de vérifier, rectifier et approuver la transcription de la conversation ou le procès-verbal par l'apposition de sa signature.

Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent (Décret art. 6, II).

A noter :

Ces précisions concernant la possibilité d'un signalement oral et ses modalités de réalisation et de conservation constituent une nouveauté.

Un accusé de réception du signalement 

La procédure doit prévoir que l'auteur du signalement est informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception (Décret art. 4, I al. 3).

Une vérification de la conformité du signalement au cadre de la protection des lanceurs d'alerte

A réception d'un signalement, l'entreprise vérifie, sauf si le signalement est anonyme, que ce signalement respecte les conditions prévues par l'article 6 et le A du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 modifiée. Elle peut, à cette fin, demander tout complément d'information à l'auteur du signalement. A cet égard, la procédure peut prévoir (sauf si le signalement est anonyme), que l'auteur transmet en même temps que son alerte tout élément justifiant qu'il appartient à l'une des catégories de personnes autorisées à émettre un signalement (Décret 4, II al. 1 et II al. 1).

Par ailleurs, la procédure doit (Décret  art. 4, II al. 2 et 3) :

  • prévoir que l'auteur du signalement est informé des raisons pour lesquelles l'entreprise estime, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions relatives à la protection des lanceurs d'alerte ;
  • préciser les suites données aux signalements qui ne respectent pas ces conditions, ainsi que les suites données aux signalements anonymes.

Dans le cadre d'un groupe de société, lorsque l'entreprise estime que le signalement qu'elle a reçu porte sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans une entreprise appartenant au même périmètre de consolidation des comptes, au sens de l'article L 233-16 du Code de commerce, elle peut inviter l'auteur du signalement à l'adresser également à cette dernière, ou, si elle estime que le signalement serait traité de manière plus efficace par cette seule autre entreprise, inviter son auteur à retirer le signalement qu'elle a reçu (Décret  art. 4, II al. 4).

Les modalités de traitement des signalements 

Lorsque le signalement relève du cadre de l'alerte internet, l'entreprise assure le traitement du signalement. Elle peut demander tout complément d'information à l'auteur du signalement afin d'évaluer l'exactitude de ses allégations (Décret art. 4 III al. 1 et 2).

Lorsque les allégations lui paraissent avérées, l'entreprise met en œuvre les moyens à sa disposition pour remédier à l'objet du signalement. Si les allégations sont inexactes ou que le signalement est devenu sans objet, elle  procède à la clôture du signalement (Décret art. 4, III al 3 et 5). 

La procédure doit prévoir que : 

  • l'entreprise communique par écrit à l'auteur du signalement, dans un délai raisonnable n'excédant pas 3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement (ou, à défaut d'accusé de réception, 3 mois à compter de l'expiration d'une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement), des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières (Décret art. 4, III, al. 4) ;
  • l'auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier (Décret art. 4, III al. 5).

Quelle diffusion de la procédure ? 

La procédure interne de recueil et de traitement des alertes internes doit être diffusée par tout moyen assurant une publicité suffisante, notamment par voie de notification, affichage ou publication, le cas échéant sur le site internet de l'entreprise ou par voie électronique, dans des conditions permettant de la rendre accessible de manière permanente aux personnes mentionnées susceptibles de l'utiliser. 

L'entreprise doit également mettre à disposition des informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externe ouvertes aux salariés (Décret art. 8).

Des possibilités d'externalisation et de mutualisation

Les entreprises assujetties à l'obligation de mettre en place une procédure interne de recueil et de traitement des alertes professionnelles peuvent prévoir dans cette procédure que le canal de réception des signalements est géré pour son compte en externe par un tiers, qui peut être une personne physique ou une entité de droit privé ou publique dotée ou non de la personnalité morale, mais doit respecter les garanties d'impartialité et de confidentialité prévues par le présent décret (Décret art. 7, I).

Les entreprises employant moins de 250 salariés peuvent prévoir, après décision concordante de leurs organes compétents, que le canal de réception des signalements et l'évaluation de l'exactitude des allégations formulées dans le signalement font l'objet de ressources partagées entre elles, sans préjudice des autres obligations qui leur incombent (Décret, art. 7, II). Ce peut être notamment le cas lorsqu'elles appartiennent à un même groupe.

Documents et liens associés

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Aliya BENKHALIFA
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