Tous les frais professionnels doivent-ils être remboursés par l’employeur ?

Oui. Dès lors que les dépenses ont été engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de son employeur, celui-ci doit les prendre en charge. Il peut s’agir, par exemple, de frais de restaurant ou liés à l’utilisation du véhicule personnel pour un déplacement professionnel ou encore de dépenses exceptionnelles d’achat de matériel pour le compte de l’entreprise. Signalons que, sous certaines conditions, le salarié peut conserver la charge des dépenses, l’employeur lui versant une somme globale destinée à couvrir l’ensemble des frais.

Dans quel délai doivent être remboursés les frais professionnels ?

Le salarié a deux ans pour réclamer le remboursement des frais. Par ailleurs, en cas de remboursement des frais réels, l’employeur peut fixer un délai de production des justificatifs, au-delà duquel ils ne seront pas remboursés (par exemple, une note de service peut fixer un délai d’un mois).

Frais Professionnels : Définition, Remboursement, Dépenses

Définition des frais professionnels

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise. Ces sommes n'ont pas le caractère de salaire. Il en résulte, par exemple, que le salarié qui ne perçoit plus d'indemnités de déplacement car il ne voyage plus ne peut pas invoquer une modification du contrat de travail.

Parmi les frais professionnels les plus courants, citons ceux de repas, de déplacement, de télétravail, etc.

Obligation de prise en charge des frais professionnels

L'employeur a l'obligation de rembourser les frais professionnels, il ne peut pas les imputer sur la rémunération du salarié (notamment : Cass. soc. 12-12-2012 n° 11-26.585 FS-PB ).

Diverses modalités de prise en charge de ces frais coexistent :

remboursement sous forme d'allocations forfaitaires ;
remboursement des dépenses réellement engagées, le salarié fournissant des justificatifs (note de restaurant, billet de train, ticket de péage, etc.) ;
versement d'une somme forfaitaire fixée à l'avance et s'ajoutant à la rémunération proprement dite, le salarié conservant alors à sa charge les frais professionnels qu'il a engagés. Ce mode de prise en charge n'est licite qu'à condition que la somme allouée au titre des frais professionnels ne soit pas manifestement disproportionnée par rapport aux frais réels et que la rémunération proprement dite du salarié reste chaque mois au moins égale au Smic ou au salaire minimum conventionnel. En pratique, cette modalité est souvent utilisée dans les professions bénéficiant d'une déduction forfaitaire spécifique (VRP ou journalistes notamment).

L'employeur a en principe le choix du mode de prise en charge, sous réserve d'obligations particulières imposées par la convention collective, le contrat de travail ou les usages. Toutefois, le remboursement sur la base des dépenses réellement effectuées est parfois imposé pour bénéficier des exonérations de cotisations (Arrêté SANS0224282A du 20-12-2002).

Attention

Au cas particulier des frais de transport domicile-lieu de travail, l'employeur a l'obligation de prendre en charge 50 % de l'abonnement de transport en commun ou de service public de location de vélos, le cas échéant (C. trav. art. L 3261-2 et R 3261-1 s.). Lorsque plusieurs abonnements sont nécessaires, l'obligation porte sur 50 % du coût de chaque abonnement (BOSS-FP-600). La prise en charge des frais résultants de l'utilisation d'un véhicule personnel est facultative. L'employeur peut rembourser les frais de carburant ou d'alimentation électrique lorsque les salariés sont dans l'impossibilité de prendre les transports en commun, soit parce qu'ils sont inexistants, soit parce que les horaires de travail ont incompatibles avec un tel mode de déplacement (C. trav. art. L 3261-3), ces deux critères étant toutefois levés à titre exceptionnel en 2024 pour permettre à tous les salariés d'en bénéficier. Il peut également prendre en charge les frais de transport écologique (vélo avec ou sans assistance électrique, covoiturage, etc.) par le biais d'une allocation forfaitaire, le forfait mobilités durables (C. trav. art. L 3261-3-1 et R 3261-13-1 s.).

Régime social du remboursement de frais professionnels

Conditions générales d'exonération

Les sommes versées au salarié au titre des frais professionnels sont exonérées de cotisations et contributions sociales si les dépenses qu'elles indemnisent revêtent bien un caractère professionnel et si elles correspondent aux frais réellement exposés (Arrêté SANS0224282A du 20-12-2002).

Les remboursements peuvent s'effectuer sous la forme d'allocation forfaitaires ou sur la base des dépenses réellement engagées. Par ailleurs, certaines professions (journalistes ou VRP, par exemple) bénéficient d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels se traduisant par une diminution de l'assiette des cotisations de sécurité sociale (mais pas de CSG/CRDS). Cette déduction n'est en principe pas cumulable avec l'exonération des remboursements de frais.

Remboursement des frais par le versement d'allocations forfaitaires

Sauf exception, l'employeur peut rembourser les frais par le versement d'allocations forfaitaires.

Pour certaines dépenses, des limites forfaitaires d'exonération sont prévues et revalorisées chaque année (Arrêté SANS0224282A du 20-12-2002 ; www.urssaf.fr). Sont notamment concernés les frais de repas lorsque le salarié est en déplacement ou travaille dans des conditions particulières, ceux de nourriture et de logement du salarié en grand déplacement, les allocations destinées à compenser les dépenses d'hébergement provisoire, d'installation dans le nouveau logement et de déménagement dans le cadre d'une mobilité professionnelle (Arrêté SANS0224282A du 20-12-2002) ou encore les frais exposés du fait du télétravail (BOSS-FP-1810). L'employeur qui verse une allocation d'un montant inférieur ou égal à cette limite n'a pas à justifier de la dépense, il doit simplement être en mesure de démontrer que les circonstances de fait prévues par la réglementation sont réunies. Si l'allocation versée est supérieure à ces limites, la fraction excédentaire est exclue de l'assiette des cotisations si l'employeur prouve que l'allocation a été utilisée conformément à son objet, en produisant des justificatifs.

Pour les autres dépenses, le remboursement sous forme d'allocations forfaitaires est en principe possible aussi, mais l'employeur ne bénéficiera pas d'une présomption d'utilisation de l'indemnité forfaitaire conformément à son objet.

Remboursement des dépenses réellement engagées

Les frais professionnels peuvent toujours être remboursés sur la base de leur valeur réelle.

Ces sommes sont exonérées de cotisations et de contributions sociales dès lors que l'employeur est en mesure de justifier que le salarié a été contraint d'engager ces dépenses supplémentaires dans l'intérêt de l'entreprise et de produire les justificatifs de ces frais.

Il n'y a pas de plafond d'exonération, les frais ne devant toutefois pas être d'un niveau exagéré (BOSS-FP-70).