Contrôle URSSAF : les changements apportés par le décret du 12 avril 2023

Le décret n° 2023-262 du 12 avril 2023, publié au Journal officiel du 13 avril apporte des modifications sur le déroulement des contrôles réalisés par les agents de l’Urssaf :

• en officialisant l’allongement du délai de prévenance du contrôle de quinze à trente jours, à compter du 14 avril 2023 (lendemain de la publication du décret). Ce délai de 30 jours prévu par la charte du cotisant contrôlée de 2022 était jusqu’à ce jour, en contradiction avec l’article du code de sécurité sociale ;
• en introduisant, à compter du 1^er mai 2023, la proposition d'un entretien avec l'agent chargé du contrôle pour présenter les résultats de la vérification ;
• en modifiant, à compter du 14 avril 2023 (lendemain de la publication du décret), la procédure permettant les traitements automatisés de données et documents de l’entreprise contrôlée en limitant l'intervention des agents chargés du contrôle sur le matériel de l'entreprise.

Délai de prévenance du passage de l’agent de contrôle (art. 1,3°-a du décret ; CSS, art. R. 243-59-I mod.)

L’agent de l’Urssaf chargé du contrôle est tenu (sauf en cas de travail dissimulé) d’adresser à l’employeur un avis l’informant du contrôle à venir (CSS, art. R. 243-59), par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa réception (CSS, art. R. 243-59-9). Cet avis de contrôle doit comporter la date de la visite de l’agent de contrôle.

Jusqu’à maintenant, l’article R. 243-59 du code de la sécurité sociale précisait que l’avis de contrôle devait être adressé au moins 15 jours avant la date de la première visite de l’agent de contrôle dans l’entreprise.

Or ce délai de prévenance était en contradiction avec la charte du cotisant contrôlé qui prévoit un délai minimum de 30 jours. Ce délai de 30 jours étant plus favorable pour le cotisant contrôlé et la charte étant opposable aux agents de l’Urssaf, ce délai de 30 jours était opposable.

Le décret du 12 avril met fin à cette contradiction. Il modifie l’article R. 243-59 du code de sécurité sociale en remplaçant le délai de prévenance de 15 jours par un délai de 30 jours.

Entretien de fin de contrôle (article 1, 3°-c du décret ; CSS, art. R.243-59-I mod.)

Pour les contrôles de l’Urssaf engagés à compter du 1^er mai 2023, sauf cas de travail dissimulé ou de délit d’obstacle au contrôle, l'agent chargé du contrôle devra proposer à la personne contrôlée ou à son représentant légal, avant d'adresser la lettre d'observations, une information sous la forme d'un entretien afin de lui présenter, le cas échéant, les constats susceptibles de faire l'objet d'une observation ou d'un redressement.

Mentions obligatoires de la lettre d’observation (article 1,3°, e ; CSS, art. R. 243-59)

Dans sa lettre d’observations, l’agent de l’Urssaf peut faire état d’une pratique non conforme à la réglementation et appeler l’entreprise contrôlée à la modifier sans pour autant opérer un redressement. En cas de réitération de cette pratique lors d’un nouveau contrôle, l’agent de contrôle dresse un constat d’absence de mise en conformité. Pour ce faire, il doit préciser dans sa lettre d’observations les éléments caractérisant l’absence de mise en conformité (CSS, art. R. 243-59, III).

Le décret du 12 avril apporte une précision : la réitération doit être postérieure soit à la mise en demeure soit à la réception des observations. Cette règle s’applique aux contrôles effectués à compter du 14 avril 2023.

Documents dématérialisés (article 1,4° du décret ; CSS, art. R. 243-59-1 mod.)

Lorsque les documents et les données nécessaires à l'agent chargé du contrôle sont disponibles sous forme dématérialisée, les opérations de contrôle peuvent être réalisées par la mise en œuvre de traitements automatisés.

Initialement, il était prévu par le code de sécurité sociale que l’agent de l’Urssaf, après information de la personne contrôlée pouvait utiliser le matériel informatique de cette dernière. Toutefois, la charte du cotisant autorisait l’agent de contrôle d’utiliser son propre matériel informatique pour réaliser les opérations de contrôle. Le conseil d’Etat a annulé ces dispositions de la charte pour excès de pouvoir car elles méconnaissent le sens et la portée de l’article T. 243-59-1 du code de sécurité sociale (CE, 17 févr. 2023, n°464155).

Le décret du 12 avril modifie les règles concernant les investigations de l’agent de contrôle sur support dématérialisé en réécrivant l’article R. 243-59-1 du code de sécurité sociale.

Ainsi, pour les contrôles effectués à compter du 14 avril 2023, lorsque l’agent de contrôle souhaite accéder aux documents dématérialisés de l’entreprise contrôlée, il doit pour pouvoir utiliser son propre matériel professionnel, suivre la procédure suivante :

• l'agent chargé du contrôle doit informer la personne contrôlée qu’il aura recours à son matériel professionnel ;
• la personne contrôlée a 15 jours pour refuser que l’agent utilise son matériel professionnel ;
• si à l’issue du délai de 15 jours, la personne contrôlée n’a pas répondu ou a accepté de manière explicite, l’agent de contrôle peut utiliser son matériel professionnel. La personne contrôlée est alors tenue de mettre à la disposition de l'agent les copies numériques des documents, des données et des traitements nécessaires sous forme de fichiers à l'exercice du contrôle. Les fichiers correspondant répondent aux formats informatiques indiqués par l'agent ;
• si dans ce délai de 15 jours à compter de l’information donnée par l’agent de contrôle, la personne contrôlée refuse par écrit que l’agent utilise son matériel professionnel ou en cas d'impossibilité technique avérée de mise en œuvre d'un traitement automatisé sur le matériel de l'agent, la personne contrôlée est tenue :
• soit de réaliser elle-même les traitements sur son propre matériel et de produire les résultats au format et dans les délais indiqués par l'agent chargé du contrôle ;
• soit d'autoriser l'agent chargé du contrôle à procéder lui-même ou par l'intermédiaire d'un utilisateur habilité par la personne contrôlée, sur le matériel de la personne contrôlée, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés.

En cas de recherche d’infraction pour travail dissimulé, l’agent de contrôle n’a pas à solliciter l’acceptation de la personne contrôlée et peut recourir d’emblée à son propre matériel professionnel. Toutefois, lorsqu'il n'est pas possible pour l'agent chargé du contrôle, notamment en cas d'impossibilité technique avérée de mettre en œuvre un traitement automatisé sur son matériel professionnel, il procède lui-même ou par l'intermédiaire d'un utilisateur habilité par la personne contrôlée, sur le matériel de la personne contrôlée, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés.

Les copies des fichiers transmis sont détruites au plus tard à la date soit de l'envoi de la mise en demeure soit de la communication des observations ne conduisant pas à redressement ou de la notification d'un solde créditeur.

Durée du contrôle dans les entreprises de moins de 20 salariés (art. 1, 6° du décret ; CSS, art. R. 243-59-6-A nouv.)

La durée des contrôles des entreprises versant des rémunérations à moins de 20 salariés est limitée à 3 mois à compter du début effectif du contrôle (CSS, art. L. 243-13).

C’est la loi de financement de la sécurité sociale pour 2023 qui a pérennisé cette durée maximale du contrôle pour les entreprises de 10 à 20 salariés.

Le décret du 12 avril 2023 apporte des précisions sur le point de départ et de fin du contrôle à prendre en compte pour apprécier si le délai de 3 mois a été respecté.

Le début effectif du contrôle correspond :

• à la date de la première visite de l'agent chargé du contrôle en cas de contrôle sur place ;
• ou à la date de début des opérations de contrôle mentionnée dans l'avis de contrôle adressé à la personne contrôlée, en cas de contrôle sur pièces.

La fin du contrôle doit prendre fin à la date d'envoi de la lettre d'observations.

Documents obtenus lors du contrôle d’une autre entreprise du groupe (art. 1,8° ; CSS art. R 243-59-10 nouv.)

La loi de financement de la sécurité sociale pour 2023 a instauré la possibilité, pour les agents de contrôle, d’utiliser les documents et informations obtenus lors du contrôle de toute personne appartenant au même groupe que la personne qu’ils contrôlent (CSS, art. L. 243-7-4).

Un décret était nécessaire pour pouvoir mettre en œuvre ce nouveau droit des agents de contrôle, ce décret devant définir les garanties à l’égard de la personne contrôlée.

Le décret du 12 avril 2023 apporte ces précisions.

Pour les contrôles effectués à compter du 14 avril 2023 (date de publication du décret du 12 avril 2023), lorsqu'il utilise des documents ou informations obtenus dans le groupe, l'agent chargé du contrôle doit préciser dans la lettre d'observations :

• la nature de ces documents ou informations ;
• leur contenu ou les éléments d'information sur lesquels il s'appuie pour fonder son redressement ;
• la référence au contrôle et l'identité de la ou des personnes du même groupe d'où proviennent ces documents ou informations ;
• la faculté offerte à la personne contrôlée de demander une copie des documents.

Lorsque la personne contrôlée a demandé la communication d'une copie dans le délai de réponse à une lettre d’observation (30 jours ou 60 jours selon le cas) , la période contradictoire ne prend fin qu'à la date d'envoi de la copie, sauf si cette date est antérieure à celle de la réponse de l'agent chargé du contrôle.